Автоматическая архивация outlook mac os

Архивация писем в приложении «Почта» на Mac

Если сохранить письма в почтовом ящике «Архив», Вы легко найдете их, когда будете готовы выполнить какое-либо действие.

В приложении «Почта» на компьютере Mac выберите одно или несколько писем.

Если Вы выбрали разговор, то в архив попадут все сообщения разговора, хранящиеся в текущем почтовом ящике, например в ящике «Входящие». Связанные сообщения из других ящиков архивированы не будут.

Нажмите кнопку «Архивировать» в панели инструментов приложения «Почта» (или воспользуйтесь панелью Touch Bar).

Если на панели настроек «Просмотр» приложения «Почта» для параметра «Перемещать ненужные сообщения в:» выбрано значение «Архив», то можно архивировать письма непосредственно из уведомлений Почты. Просто наведите курсор на уведомление приложения «Почта» и нажмите «Архивировать».

Приложение «Почта» создает почтовый ящик «Архив» в боковом меню Почты для каждой учетной записи, сообщения которой Вы архивируете, и перемещает в него выбранные Вами сообщения. Для их просмотра нажмите почтовый ящик. Сообщения остаются в почтовом ящике «Архив», пока Вы не удалите или не переместите их.

Источник

Автоматическое архивирование и резервное копирование элементов Outlook для Mac

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Компьютер времени — это программное приложение для резервного копирования, которое входит в состав операционной системы Apple OS X. Для использования этой программы вам понадобится внешняя система хранения данных, например внешний жесткий диск. Включите функцию «время» для автоматического создания повседневных копий файлов на компьютере. С помощью средства «время» можно просмотреть резервные копии, чтобы восстановить копии потерянных или поврежденных файлов.

Включение резервного копирования элементов Outlook с помощью Time Machine

В меню Apple выберите пункт Системные настройки_гт_ автомата времени.

В диалоговом окне время на компьютере выберите параметр вкл., а затем выберите команду выбрать диск резервной копии.

Выберите папку, в которой вы хотите создать резервные копии файлов, и нажмите кнопку » использовать диск«.

Убедитесь, что на компьютере времени настроено автоматическое резервное копирование, как показано ниже.

Резервное копирование файлов будет теперь выполняться ежедневно.

Примечание: При первом открытии Outlook после восстановления резервной копии с помощью Time Machine приложение перестраивает свою базу данных, чтобы поместить в нее восстановленные элементы. Если у вас есть большая база данных, ее Перестроение может занять некоторое время.

См. также

Включение Time Machine для автоматической архивации элементов Outlook

На панели Dockвыберите time мачине_гт_ Set Machine (время )

В диалоговом окне Time Machine (время ) выберите команду выбрать диск резервной копии.

Выберите расположение, в которое вы хотите создать резервные копии файлов, и нажмите кнопку использовать для архивации.

Резервное копирование файлов будет теперь выполняться ежедневно.

Примечание: При первом открытии Outlook после восстановления резервной копии Time Machine приложение перестраивает свою базу данных, чтобы поместить в нее восстановленные элементы. Если у вас очень большая база данных, восстановление базы данных может занять некоторое время.

Прекращение автоматической архивации элементов Outlook

В меню Apple выберите пункт Системные настройки.

Выберите пункт время, а затем — Параметры.

Нажмите кнопку Добавитьи выберите/Пользователи/ имя_пользователя/документы/User Data (удостоверения и Папка Office 2011).

Источник

Экспорт элементов в архивный файл в Outlook для Mac

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Ручная архивация сообщений электронной почты, контактов и других элементов в файл данных Outlook для Mac (OLM) для упрощения размера папки «Входящие». Файл. OLM можно сохранить в любом месте на компьютере Mac или на другом компьютере.

На вкладке Сервис нажмите кнопку Экспорт.

Примечание: Кнопка » Экспорт » не отображается? Убедитесь в том, что у вас установлена новейшая версия Outlook. В меню Справка Outlook выберите пункт проверить наличие обновлений. Если все обновления Outlook будут применены, а кнопка » Экспорт » по-прежнему не отображается, найдите параметр Экспорт в меню файл Outlook.

В поле Экспорт в файл архива (.olm) выберите элементы, которые хотите экспортировать, и нажмите кнопку Продолжить.

В диалоговом окне Сохранить как в разделе Избранноевыберите папку загрузки и нажмите кнопку сохранить.

После того как ваши данные экспортированы, вы получите уведомление. Нажмите кнопку Finish (Готово).

Сведения о том, как получить доступ к данным, сохраненным в файле данных Outlook для Mac (. OLM), можно найти в разделе Импорт сообщений электронной почты, контактов и других элементов в Outlook 2016 для Mac.

Я хочу экспортировать данные в iCloud или в файл архива другого типа

В настоящее время единственный доступный вариант — экспорт в OLM-файл архива. Чтобы запросить дополнительные параметры экспорта, перейдите в поле «предложение Outlook» , чтобы оставить отзыв. Группа Outlook активно отслеживает этот форум.

См. также

Примечание: В Outlook для Windows старые элементы Outlook архивируются автоматически с обычными интервалами, также называемыми автоархивацией. Этот параметр недоступен в Outlook 2011 для Mac, но вы можете настроить собственную резервную копию данных — в разделе Автоматическое архивирование и резервное копирование элементов Outlook для Mac.

Экспорт в файл данных Outlook для Mac

При выполнении экспорта в файл данных Outlook для Mac можно отфильтровать данные по категории или по типу элементов. Например, если вы хотите передать сведения о сети со своего рабочего компьютера на домашний, можно экспортировать только те элементы, которые вы отнесли к категории «Сеть». Точно так же вы можете экспортировать все свои контакты на домашнем компьютере, а затем импортировать их на рабочем. В процессе экспорта можно указать, нужно ли сохранять экспортируемые элементы в Outlook или их следует удалить по завершении экспорта.

В меню файл выберите Экспорт _гт_ файла данных Outlook для Mac.

Выберите фильтр по категории или типу элемента. Чтобы экспортировать все элементы в Outlook, выберите элементы указанных ниже типови установите все флажки.

Чтобы продолжить, щелкните стрелку вправо, затем следуйте инструкциям. Файл данных Outlook для Mac имеет расширение OLM.

Если у вас есть учетная запись Microsoft Exchange или службы каталогов, контакты из каталога не экспортируются. Аналогичным образом элементы, хранящиеся в общие папки, не экспортируются.

Файл данных Outlook для Mac не содержит параметры учетной записи или параметры Outlook.

Экспорт контактов в текстовый файл с разделителями (табуляциями)

Чтобы передать набор контактов на другой компьютер или в другое приложение, можно экспортировать их в текстовый файл со знаками табуляции в качестве разделителей, который могут открыть многие другие приложения для работы с почтой, электронными таблицами и базами данных.

В меню Файл выберите элемент Экспорт.

В помощнике по экспорту выберите Contacts to a list (Контакты в список), затем следуйте инструкциям. Файлы, в которых текст разделен табуляциями, сохраняются с расширением TXT.

Если у вас есть учетная запись Microsoft Exchange или службы каталогов, контакты из каталога не экспортируются.

При экспорте контакта экспортируются все связанные с ним сведения, имеющиеся в Outlook, — почтовые адреса, дни рождения и заметки. Но в некоторых почтовых приложениях не отображается содержимое определенных полей, таких как «Супруг(а) или партнер» и «Интересы».

Сертификаты шифрования не экспортируются.

Экспорт отдельных элементов

Можно экспортировать одиночные элементы в виде отдельных файлов, чтобы получить их резервные копии или использовать в других приложениях.

В списке элементов выберите нужный элемент.

Чтобы выделить несколько элементов, удерживайте нажатой клавишу по мере выбора каждого из них.

Выделенные элементы перетащите на рабочий стол или в папку системы поиска Finder.

Сообщения электронной почты экспортируются в формате EML.

Контакты экспортируются в виде файлов vCard (VCF).

События календаря и задачи экспортируются в виде ICS-файлов.

Заметки экспортируются в виде HTML-файлов.

Сведения о том, как получить доступ к данным, сохраненным в файле данных Outlook для Mac (. OLM), можно найти в разделе Импорт PST-файла в Outlook для Mac из Outlook для Windows.

Источник

Использование серверного архива в Outlook для Mac

В серверном архиве, который также называется архивным почтовым ящиком, можно хранить старые сообщения, чтобы они не занимали место в основном почтовом ящике. Архивный почтовый ящик создается ИТ-администратором или администратором Microsoft 365.

Примечание: Чтобы архивный почтовый ящик работал с Outlook для Mac, оба ящика (основной и архивный) должны находиться либо на сервере Exchange Server (локально), либо в Exchange Online в Microsoft 365 (в облаке). Например, если ваш основной почтовый ящик размещен на сервере Exchange Server, а архивная учетная запись находится в Exchange Online в Microsoft 365, серверный архив использовать невозможно. Обратитесь к ИТ-администратору или администратору Microsoft 365 и узнайте, как разместить их вместе.

Рекомендации по перемещению почты в архив

Хотя сообщения можно перемещать в архивный почтовый ящик из Outlook для Mac по одному (невозможно переместить или скопировать несколько элементов одновременно), более эффективно использовать политики архивации и хранения Outlook Web App.

Эти политики настраиваются ИТ-администратором или администратором Microsoft 365. Политики архивации определяют, как долго сообщения будут находиться в папке электронной почты до перемещения в архив; политики хранения определяют, как долго будут храниться сообщения. Хотя администраторы задают политики для всей организации, вы можно переопределить их в соответствии со своими потребностями. Инструкции см. в статье Политики хранения и архивирования в Outlook Web App.

Если вы хотите одновременно архивировать несколько сообщений, а политики архивирования или хранения не применяются, используйте Outlook Web App для перемещения сообщений из своего основного почтового ящика в архив. Нельзя перемещать папки, но можно переместить все сообщения в папке за один раз.

Установите флажки для всех сообщений, которые вы хотите архивировать.

Перетащите их в папку в области навигации, обозначенную как Личный архив — .

Примечание: Если вы переместили папки, элементы календаря, контакты, задачи или заметки в архив в любой другой версии Outlook, например Outlook для Windows, вы не сможете просматривать или перемещать их в архивном почтовом ящике с помощью Outlook для Mac.

Дополнительные советы

Для поиска в архиве выберите папку архива в области папок. Выполнять поиск одновременно в почтовом ящике и архивах невозможно.

Вы можете создать правила для папки «Входящие», автоматически помещающие сообщения в папки, назначающие им категории или перенаправляющие их в другую учетную запись. Однако эти правила не применяются к архивному почтовому ящику и вы не можете перенаправлять в него сообщения с помощью таких правил.

Источник

Archive messages in Outlook for Mac

Outlook 2016 for Mac includes a new feature called one-click archiving. This feature allows you to quickly move an item from your Inbox or another folder to an archive folder. An archived item (or items) remains accessible, but doesn’t clutter your Inbox.

Archive messages with a single click

You can archive messages in any of the email accounts that you’ve connected to Outlook 2016 for Mac. These include Exchange (version 2016 and later), Microsoft 365, Outlook.com, Hotmail, iCloud, Google, and Yahoo!

Choose one or more messages in your folder to archive.

On the ribbon, choose Archive.

or

If you don’t see the Archive button and you’re using the newest Outlook for Mac interface, you may need to customize your toolbar.

As soon as you choose Archive, messages are immediately moved to the archive folder you’ve specified. If you archive a message by mistake, go to the archive folder and move the message back to your Inbox.

First time using the archive?

If you haven’t previously set up an archive folder for an email account, you may get this prompt:

Choose one of the following:

Continue. A new folder will appear in your folder list for that email account. You’ll have to repeat this process to create an archive folder for each of your email accounts. The folder will be called Archive for Microsoft 365, Outlook.com, Hotmail, iCloud, Google, and Yahoo! accounts. The archive folder for Gmail is called All Mail.

Choose another folder. Select any of your existing folders for the archive.

If you don’t get that prompt, you’re email should automatically have gone to the Archive folder.

Источник