Инструкция по установке 14 Регистрационная карточка 14

Название	Инструкция по установке 14 Регистрационная карточка 14
страница	3/41
Дата	14.02.2013
Размер	3.86 Mb.
Тип	Инструкция

Учебная База Данных Dental 4 Windows / Clinic 4 Windows D4W / C4W поставляется с учебной базой данных, которая содержит образец установки практики. Вы можете использовать данную учебную базу данных для экспериментов. Файл учебной базы данных называется D4WTRAIN.DB Чтобы запустить учебную версию D4W: Кликните START>PROGRAMS>Dental 4 Windows > Dental 4 Windows Train Запуск учебной базы С4W: Кликните START>PROGRAMS>Clinic 4 Windows > Clinic 4 Windows Train Эта база данных ограничена вводом 70 пациентских записей. USER NAME = Bill, PASSWORD = Bill Пароли и имена пользователей не чувствительны к регистру (большие или маленькие буквы). Желательно перед проведением тренировок файл учебной базы скопировать в другую папку, для последующего восстановления испорченной. ^ Сохранение данных Dental 4 Windows / Clinic 4 Windows Мы очень рекомендуем Вам делать сохранение базы данных ежедневно. Вам необходимо только сохранять непосредственно файл базы данных и его специальный журнал. Файлы для сохранения имеют имена: D4W.DB и D4W.LOG Файлы для сохранения писем и шаблонов имеют имена: ^ LETTERS и TEMPLATES В качестве части контракта сопровождения и поддержки мы вводим специальную иконку в Windows, которую необходимо кликнуть, чтобы начался процесс сохранения. По умолчанию база данных копируется в в папку C:\d4w\backup для программы D4W, и в C:\pss\backup для C4W. Для изменения пути обратитесь в службу сопровождения. Для автоматического копирования базы данных вы можете использовать планировщик операционной системы Windows или другие средства, запускающие утилиту копирования. ^ Просмотр сведений об установленной версии и регистрации программы Когда Вы установите программу на Ваш компьютер, Вы можете просмотреть сведения об установленной программе. Для этого используйте текстовое меню «Помощь», которое содержится во всех режимах программы. Выберите Помощь > О программе. На экране высветится окно, в котором имеются сведения о разработчиках системы, версии, дате и номере сборки. Эти сведения важны, если Вы хотите обновить версию программы. Д Окно со сведениями об установленной программе D4W Окно со сведениями об установленной программе C4W ля регистрации установленной версии кликните Помощь > Регистрация. Если Вы уже зарегистрировали программу, то в окне появятся сведения об установленных лицензиях. Процесс регистрации вновь установленной программы описан в инструкции по установке, которая входит в комплект поставки. ^ Глава 2. ВВЕДЕНИЕ В D4W / C4W Целью этого руководства является более подробное ознакомление с системой Dental 4 Windows / Clinic 4 Windows. Мы предполагаем, что Вы имеете основное представление об операционных системах Windows ХР, Vista, W7, так как программа в настоящее время работает под этими операционными системами. D4W / C4W разработана с использованием СУБД SYBASE SQL Anywhere 9 типа Клиент/Сервер и средства разработки PowerBuilder. ^ Структура Dental 4 Windows / Clinic 4 Windows В основном она структурирована в духе WINDOWS с использованием кнопок и/или выбора из меню для выполнения функций, которые Вы запрашиваете. Главная идея программы заключается в том, чтобы перенести способ, которым Вы сегодня осуществляете свою врачебную практику, вместе со всей связанной с ней бумажной работой в компьютер, где ею значительно проще управлять и подвергать анализу. Мы пытались заставить D4W / C4W вести себя так, будто Вы продолжаете писать на карточках пациентов, с той лишь разницей, что для этих целей теперь используются клавиатура и мышь. ^ Программа главным образом делится на 7 частей: 1 – ЗАПИСЬ НА ПРИЕМ (Книга записи на прием и Расписание) 2 – ПАЦИЕНТЫ (Записи о пациентах) 3 – СТРАХОВАНИЕ (Расчеты со страховыми компаниями) ^ 4 – ПРАКТИКА (Управление Лечебной Практикой) 5 – МАРКЕТИНГ (Система подготовки писем) 6 – НАСТРОЙКА (Установка свойств Лечебной Практики) 7 – ЛАБОРАТОРИИ (Заказ услуг в своей клинике или другой организации) [только для D4W] Каждая часть, в свою очередь делится на разделы. Структура выглядит примерно так: В разрезе одной книги В разрезе множест-венных книг В разрезе групповой записи Настройка книг записи Список ожидания пациентов Список отмененных визитов Отчеты

Пациенты Сведения о пациенте Составление карты зубов Документы

Практика Справочники

Лаборатория

Переход из одного раздела (приложения) в другой осуществляется кликом соответствующей кнопки инструментальной панели меню или выбором пункта в текстовом меню Режимы.

Мы устранили необходимость активного сохранения новых или модифицированных данных D4W по вашей команде. Сохранение происходит автоматически, в тот момент, когда Вы решаете перейти к работе с другим экраном (за исключением специальных режимов, когда требуется особая осторожность при изменении сведений базы данных).

Интерфейс пользователя

D4W / C4W обладает всеми удобными свойствами функциональности Windows, ожидаемыми от интерфейса типа указать – и кликнуть.

Все окна имеют маленькую схему: имя программы (Dental 4 Windows / Clinic 4 Windows) и некоторая другая информация, в зависимости от того, на что Вы смотрите.

Структура меню всегда видна в D4W / C4W. Каждое имя меню имеет ниспадающую систему команд.

Ниже структуры меню, Вы увидите инструментальную панель, которая является областью, содержащей кнопки (иконки), которые Вы можете кликнуть для выполнения команд за один клик. Инструментальная панель имеет свойство, называемое наконечники инструментов, которые представляют собой описания того, что делается при нажатии кнопок. Чтобы увидеть наконечник инструмента, задержите указатель мыши на кнопке примерно на секунду, и наконечник появится (например бинокль).

В структуре состояний, Вы найдете вспомогательные объяснения и описания того, что в действительности происходит на экране.
^

Добавление новых сведений или модификация существующих сведений — общий подход

Любая деталь информации, которую Вы вводите, имеет специальное имя, и все они называются ПОЛЯМИ. Например, ФАМИЛИЯ — это ПОЛЕ, АДРЕС – это тоже ПОЛЕ, ДАТА – это ПОЛЕ, ^ НОМЕР ПАЦИЕНТА также является ПОЛЕМ.

Когда мигающий курсор — » | » находится в пустом или незаполненном поле, фоновый цвет является ЖЕЛТЫМ. Это позволяет Вам определить, где Вы находитесь в момент добавления новых сведений.

Если курсор находится в поле, которое уже содержит некоторые сведения, цвет фона может быть ГОЛУБЫМ. Это указывает на то, что сведения ВЫБРАНЫ, Вы можете удалить эти сведения нажатием BACKSPACE или DELETE или если Вы начнете что-то набирать на клавиатуре, то сведения будут перезаписаны.

Если Вы хотите сохранить данные сведения, то нажмите TAB или ENTER на клавиатуре или используйте МЫШЬ, чтобы кликнуть на следующее поле.

Чтобы упростить процесс, лучше всего использовать TAB на клавиатуре для передвижения к следующему полю. Клавиша ENTER может быть использована для передвижения к следующему полю; она может означать переход к СЛЕДУЮЩЕЙ СТРОКЕ; она также означает «OK». Все зависит от того, сведения какого типа данных D4W ожидает от Вас.

Нажимая TAB или ENTER, или стрелку DOWN, Вы автоматически попадаете в следующее поле, нажимая SHIFT+TAB или стрелку UP, Вы попадаете в предыдущее поле, Вы можете пропускать поля, используя мышь, и попадая с ее помощью сразу в нужное поле. Это не рекомендуется делать при добавлении новых сведений, т.к. Вы можете пропустить важное поле случайно.

Работа администратора стоматологической клиники

РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ АДМИНИСТРАТОРА КОММЕРЧЕСКОЙ СТОМАТОЛОГИИ

Администратор медицинского центра является ключевой фигурой в работе с пациентами. Для них он является проводником в мир стоматологии и современных технологий, его задача — обеспечить эффективное посещение пациентом клиники и его комфортное пребывание в ней.

Администратор — лицо клиники. Первое впечатление пациента от клиники во многом зависит от администратора, от того как складывается их контакт во время телефонного общения, при первом и последующих визитах пациента в клинику.

Улыбка является постоянным атрибутом администратора. При этом она всегда должна быть искренней, дежурная «натянутая» улыбка не допустима. В медицине к улыбке следует относиться с оговоркой. Нужно учитывать, что люди с острой болью или эстетическими дефектами могут воспринять стандартную широкую улыбку как насмешку над их проблемами или издёвку. Поэтому улыбка должна быть, прежде всего, «внутренней» — как отражение внимания и готовности помочь пациенту. Внутреннюю улыбку следует поддерживать в течение всего рабочего дня.

Администратор никогда не должен оставлять стойку администратора без присмотра. На стойке администратора находятся наличные деньги, персональные данные пациентов, в любой момент может раздаться звонок в домофон или по телефону. Только в случае, когда работает один администратор и поблизости нет никого из персонала, он может оставить рабочее место, чтобы проводить пациента до кабинета, быстро отдать в кабинет карту и вернуться. Во всех остальных случаях при острой необходимости покинуть рабочее место администратор должен убедиться, что на стойке его заменяет второй администратор, старшая медицинская сестра, свободный ассистент или врач.

Прием входящего телефонного звонка

Стараться отвечать на телефон после второго звонка.

Приветствие: «Добрый день*, Стоматологическая клиника …, администратор Мария, слушаю Вас.»

* до 11:00 следует говорить «Доброе утро», после 17:00 «Добрый вечер».

Обращаться к пациенту следует так, как он сам представился (по имени-отчеству или по полному имени). Если пациент не представился, лучше спросить «Подскажите, как Вас зовут?», избегать забитого клише «Как я могу к Вам обращаться?».

Интонация при приветствии и в дальнейшем разговоре должна быть оптимистичной – с повышением тона в конце фразы. Интонация телефонного разговора должна быть отработана и не зависеть от текущей ситуации в клинике или настроения администратора – всегда только позитив. Во время телефонного разговора необходимо включать «внутреннюю улыбку».

1. Первичный пациент

Цель первичного звонка пациента обычно: узнать о работе конкретного специалиста или врача, узнать о наличии медицинской услуги, узнать цену услуги или лечения.

Если звонит первичный пациент, основная задача администратора – записать пациента на прием к соответствующему специалисту!

Запись пациентов на прием к специалистам осуществляется в электронном расписании специализированной программы для стоматологии Dental4Windows (или др.)

При записи пациента к определенному специалисту рекомендуется использовать режим «НА НЕДЕЛЮ».

Запись пациентов к любому из доступных специалистов на удобное для пациента время осуществляется в режиме «НА ДЕНЬ».

Запись необходимо делать на ближайшее (удобное для пациента) время. Когда пациент спрашивает о наличии свободного времени у специалиста, не стоит говорить «Свободно любое время после обеда», необходимо предоставить пациенту 2 интервала времени на выбор (например, утром и вечером).

«Я могу предложить Вам записаться на 14:30 или на 18:00. Когда Вам будет удобно?»

Если пациент звонить с острой проблемой (острая боль, необходимость срочной консультации), нужно записать пациента на ближайшее время. В случае полной записи к специалисту запись производится между приемами, пациента предупреждают, что возможно ему придется подождать.

Более подробные инструкции для администраторов на тему телефонного общения с первичным пациентом приведены в разделе Скрипты телефонных консультаций для администраторов.

2. Повторный пациент

При разговоре с повторным пациентом администратор должен намекнуть интонацией, что он его помнит (даже если это не так).

Если пациент отменяет запись – постараться записать его на другой день или узнать, когда ему удобно перезвонить. Отмена приема без договоренности о дополнительной связи недопустима. В случае претензии или нежелания пациента договариваться о повторном контакте – сообщить лечащему врачу.

3. Звонки «не пациентов»

Если выясняется, что звонящий предлагает свои услуги, рекламу и пр., не следует сразу переключать интонацию разговора на негативную. Следует помнить, что любой звонящий когда-нибудь может стать пациентом или деловым партнером клиники.

По возможности, любые предложения рекламы, товаров и т.д. следует переключать на соответствующих сотрудников – менеджера по рекламе/маркетингу, старшую медицинскую сестру.

Если спрашивают директора/главного врача, уточнить кто его спрашивает. Если абонент звонит с неопределенным рекламным предложением, попросить направить информацию по электронной почте клиники на имя директора или главного врача.

Обзвон пациентов, записанных на прием

Обзвон пациентов, записанных на прием, производится за день до приема. В случае выходных, в последний рабочий день производится обзвон пациентов на первую половину следующего за выходными рабочего дня, а на вторую половину дня понедельника обзвон производится в понедельник утром.

«Добрый день, Иван Иванович, Вас беспокоят из Стоматологической клиники …, администратор Мария. Напоминаем, что завтра в 11:00 Вы записаны на прием к доктору Петровой Марине Ивановне. Вы подойдете?»

После подтверждения приема в электронном расписании программы Dental4Windows (или др.) ставится отметка «ВИЗИТ ПОДТВЕРЖДЕН». Если пациенту не дозвонились, или ему необходимо перезвонить повторно в день приема, нужно сделать отметку в электронном расписании «ПОЗВОНИТЬ».

Если пациент записывается сегодня на текущий или на следующий день, дополнительного звонка не требуется, отметка «ВИЗИТ ПОДТВЕРЖДЕН» ставится сразу. Однако, на усмотрение администратора, если например пациент записан на вечер, можно поставить отметку «ПОЗВОНИТЬ», чтобы утром ему для подтверждения визита позвонил администратор следующей смены.

Вызовы пациентов на профосмотр или продолжение лечения

Администратор производит обзвон пациентов, которым необходимо придти на продолжение лечения или на профилактический осмотр через 6/12 месяцев после проведенного лечения, согласно схеме и алгоритму, утвержденному администрацией клиники дополнительно.

«Добрый день, Иван Иванович. Вас беспокоят из стоматологической клиники …, администратор Мария. Вам необходимо подойти к доктору Петровой Марине Ивановне на профилактический осмотр, я хотела бы записать Вас на прием на удобное время. Вы сможете подойти завтра или в четверг (в начале следующей недели)?»

В основном, следует предлагать 2 варианта времени визита на выбор, это заставляет пациента думать не о том, нужно ли ему приходить вообще или нет, а когда приходить.

Должностные обязанности администратора стоматологической клиники

• прием входящих телефонных звонков;
• обзвон пациентов с напоминанием о визите;
• предоставление клиентам клиники информации о ее работе (необходимо подробное изучение сайта клиники);
• запись пациентов на прием в электронном расписании программы Dental4Windows (или др.);
• оформление первичной медицинской документации;
• подбор из картотеки медицинских карт на текущий день (передача карт в кабинет врача) и на следующую смену;
• внесение всей необходимой информации о пациентах в программу Dental4Windows (или др.);
• встреча пациентов и сопровождение их внутри клиники;
• координация деятельности врачей и прочего персонала медучреждения;
• проведение расчетно-кассовых операций;
• принятие мер в случае возникновения любых внештатных ситуаций в клинике, отслеживание их устранения (отсутствие света, воды, телефонной связи, интернета и другие технические сбои в работе);
• встреча курьеров, копирование/сканирование документов и другая дополнительная работа по поручению администрации клиники.

Информирование клиентов/пациентов о работе клиники

Администратор обязан информировать пациентов/клиентов стоматологии или медицинского центра, как лично, так и по телефону:

• об оказываемых медицинских услугах и их стоимости согласно утвержденному прейскуранту;
• об используемом оборудовании и лекарственных препаратах;
• об эффективности используемых методов лечения;
• о медицинских работниках (врачах), их уровне образования и квалификации;
• о режиме работы клиники, о графике работы врачей.

Необходимость такого информирования закреплена действующим законодательством (Федеральный закон от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об охране здоровья граждан», Постановление Правительства РФ от 4 октября 2012 г. N 1006 «Об утверждении правил предоставления медицинскими организациями платных медицинских услуг»).

Вся перечисленная выше информация является открытой и общедоступной, поэтому ее следует сообщать лично или по телефону любому обратившемуся (в том числе, представителям адресных справочников или контролирующих органов).

При предоставлении информации необходимо активно использовать интернет-сайт клиники (можно держать его всегда открытым на компьютере). Вся представленная на сайте информация является общедоступной и предназначена для сообщения пациентам/клиентам клиники.

При консультировании пациентов:

1. Подтвердить возможность оказания медицинской услуги на самом высоком уровне с указанием диапазона цен (схемы ответа должны быть согласованы с ведущими специалистами центра). В целом, рекомендуется озвучивать цену непосредственно запрашиваемой медицинской услуги согласно действующему прейскуранту без попыток просчитать все возможные сопутствующие услуги и варианты комплексного лечения.

На вопрос о стоимости установки пломбы называется цена за установку пломбы без ссылки на необходимость дополнительных манипуляций (анестезия, лечебная прокладка, формирование полости, полировка и т.д.)

На вопрос о стоимости дентальной имплантации называется стоимость непосредственной установки имплантата согласно прейскуранту.

При этом необходимо сообщить, что окончательную стоимость лечения может сказать только доктор при визуальном осмотре и личной консультации, и что заочно установить стоимость лечения не возможно. Пригласить на бесплатную консультацию.

ПОМНИТЕ, что основной задачей на первичном звонке является убедить пациента придти на консультацию и записать его на прием к соответствующему специалисту.