Более эффективная совместная работа благодаря Google Диску

Посмотрите видео о том, как Диск может помочь вам и вашим коллегам быстрее решать поставленные задачи

Доступ к облачным приложениям для совместной работы

Документы

Вы можете работать над документами вместе с коллегами или посторонними пользователями, предоставив им доступ к одному источнику данных. Комментарии и задачи обеспечивают удобство работы с контентом.

Таблицы

Диск упростит вам и вашим коллегам процесс принятия совместных решений. Это стало возможным благодаря функциям анализа, визуализации и передачи данных с помощью таблиц.

Презентации

Расскажите с помощью наглядных презентаций о том, чего достигла ваша команда. Используя шаблоны и подсказки, вы быстро создадите заготовку презентации, а затем сможете ее редактировать вместе с коллегами: в Google Презентациях это делать удобно, потому что каждый работает с актуальной версией документа.

Интеграция с имеющимися инструментами

Microsoft Office

Для совместной работы над файлами Microsoft Office вам не нужно преобразовывать их в другие форматы. Благодаря функции совместного редактирования файлов Office в реальном времени над ними могут одновременно работать несколько пользователей. При этом не возникнет никаких проблем, связанных с разными версиями файлов.

Другие инструменты

Кроме того, Диск совместим с десятками популярных инструментов и приложений других разработчиков, таких как Adobe, Atlassian, DocuSign, Salesforce и Slack.

Больше 100 типов файлов

Помимо Документов, Таблиц, Презентаций и Microsoft Office, Диск поддерживает файлы более чем 100 типов, включая PDF, CAD и т. д.

Больше возможностей благодаря технологиям поиска и искусственного интеллекта

Google Поиск

Поскольку на Диске реализована эффективная и точная технология поиска, с которой вы работаете постоянно, вы с коллегами можете быстро находить наиболее подходящие материалы.

Раздел «Важные»

Функция «Важные» использует технологии искусственного интеллекта, чтобы определять, что именно вас интересует, и показывать вам наиболее релевантные результаты. Благодаря этому вы будете тратить на поиск нужных материалов до 50 % меньше времени.

Анализ данных

Функция «Анализ данных» помогает создавать контент быстрее и эффективнее. Чтобы находить и добавлять контент, рекомендованный для ваших файлов, достаточно задавать вопросы, связанные с данными.

Дополнительные функции

Клиент Google Диска

Клиент Google Диска позволяет работать на компьютере с файлами, расположенными в облаке, благодаря чему освобождается место на локальном диске и не снижается пропускная способность сети. Все изменения, вносимые вами и вашими коллегами, автоматически сохраняются и синхронизируются, так что в вашем распоряжении всегда будет последняя версия файла.

Общие диски

При работе с общими дисками пользователи могут хранить, находить и открывать файлы, к которым им предоставлен доступ. Файлы на общем диске принадлежат не отдельным пользователям, а их группам, что гарантирует доступ к нужным материалам.

Защита от потери данных

Вы можете запрещать участникам группы делиться конфиденциальными данными с пользователями, не входящими в нее. Диск может сканировать файлы на наличие конфиденциальной информации и блокировать доступ к ним для любых пользователей за пределами организации.

Офлайн-доступ

Работать с файлами Документов, Таблиц и Презентаций можно даже офлайн. При этом все внесенные вами изменения будут автоматически синхронизированы, как только установится интернет-соединение.

Google Drive: что это и как им пользоваться?

Сегодня мы поговорим о уникальной в своем роде системе: хранилище для данных, в котором есть множество полезных опций. Google Drive, что это: это сервис, предназначенный для облачного хранения данных и синхронизации их между разными устройствами. Каждый пользователь получает в свое распоряжение бесплатное хранилище объемом в 15 Гб, которое в любой момент можно увеличить, подключив платную подписку. На данный момент доступны расширения до 100 Гб, 200 Гб, 2 Тб, 10 Тб, 20 Тб и 30 Тб.

Дополним информацию о том, что такое Google Drive: благодаря интеграции с виртуальным офисом, сервис является универсальным средством для совместного и самостоятельного редактирования текстовых файлов, таблиц, презентаций и проч. Файлы, с которыми ведется работа с помощью инструментов виртуального офиса, автоматически сохраняются на Диск. Дополнительно можно подключить автоматическое сохранение сюда всех фотографий, загруженных пользователем в Google Фото.

Об использовании Google Drive

Давайте рассмотрим детальнее, что такое Гугл Диск и как им пользоваться. Как мы уже сказали, это “облако”, интегрированное с виртуальным офисом. Сервис не требует создания отдельного профиля или рабочего кабинета: как только вы зарегистрировали почтовый ящик в Google, вы автоматически получаете аккаунт * в этой поисковой системе и доступ к Диску со всем его функционалом.

Чтобы начать пользоваться Google диском, просто перейдите по ссылке на страницу сервиса. Если у вас уже есть ящик в этой поисковой системе, используйте его адрес и пароль в качестве авторизационных данных. Нет ящика — переходите по этой же ссылке, только после “Перейти к Google Диску” выберите “Создать аккаунт”.

* По сути одно и то же. Если вы начнете не с почты, а с создания аккаунта в системе, то все равно будете перенаправлены на форму регистрации почтового ящика.

Краткое руководство

Полное руководство по работе с Google Drive в рамках одной статьи привести невозможно, поэтому мы ограничимся самыми основными опциями. Инструкции, как пользоваться Гугл Диском — в таблице ниже.

Действие	Как сделать
Загрузить в хранилище новые файлы или папку, создать новый документ или папку.	Кнопка “+Создать”. Нажмите на нее и выберите нужное действие.
Продолжить начатую работу с документом	Недавние документы находятся в панели быстрого доступа в верхней части экрана. Прочие файлы располагаются ниже, в порядки от самых новых к более старым. Также вы можете найти файл по ключевым словам через внутренний поиск.
Предоставить доступ к папке или файлу другому человеку	Отметьте нажатием или кликом нужный объект, затем “Открыть доступ”. Выберите и активируйте нужный вариант доступа.
Работать без подключения к интернету	Подключить функцию “Работа в офлайн-режиме”. В Web-версии кнопка находится в верхней части экрана, справа. В мобильной — на панели меню.

Как пользоваться Гугл Диском на Андроиде и Айфоне отдельно мы писать не будем — приведенное выше описание может использоваться и для мобильных приложений.

На каких устройствах можно пользоваться сервисом

Пользоваться Гугл Диском на компьютере можно следующим образом:

• Через Web-версию. Имеется в виду вход и работа с сервисом через браузер. Здесь пользователю доступен максимально полный функционал. Выше мы давали ссылку именно для этого варианта.
• Можно использовать Гугл Диск на компьютере через десктопное приложение “Автозагрузка и синхронизация”. Здесь можно просматривать, редактировать и упорядочивать файлы и папки, хранящиеся на Google Drive.
• Пользоваться Google диском на телефоне можно через мобильное приложение. По функционалу сходно с Web-версией Drive и может полностью его заменить.

Скачать приложения вы можете на этой странице. Здесь есть переходы ко всем описанным версиям. Можете также, просто скачать, нажав на кнопку и скачать Drive с нашего сайта.

Какие возможности дает этот сервис

Основное про Гугл Диск — что это за программа и как ею пользоваться — мы рассказали выше. А теперь рассмотрим, какие возможности открываются перед пользователями системы:

• Хранение файлов любых форматов в надежном месте, но без привязки к конкретному компьютеру. В хранилище вы можете попасть, находясь в любой точке планеты и с любого устройства, поддерживающего выход в интернет.
• Создание новых файлов (текстовых, таблиц, презентаций и пр.) и работа с ними без выхода из системы и без загрузки дополнительных приложений на устройство.
• Совместная работа людей, находящихся на каком угодно удалений друг от друга, над одним и тем же документом. Вносимые изменения при этом каждый может просматривать в реальном времени.
• Назначение уровня доступа для каждого человека при совместной работе над документами — только просматривать, оставлять комментарии или редактировать.
• Доступ к просмотру изменений, внесенных в каждый файл за последний месяц с возможностью “откатить” вид документа к выбранному этапу.
• Вам не нужно тратить интернет-трафик на пересылку “тяжелых” папок с видео и фото. Просто откройте доступ нужному человеку или создайте и разошлите ссылку общего доступа.
• Поиск на диске. Не нужно бесконечно прокручивать списки объектов: найдите нужный файл по ключевым словам, создателю или дате создания.
• Система распознает более чем 30 форматов файлов.

Надеемся, мы сполна ответили на вопрос “зачем нужен Google Drive?”

От себя добавим, что Drive — это очень удобно. А еще разобраться в системе сможет любой человек, даже не представляющий себе, что такое Гугл Диск: функционал логичный, для каждого объекта можно вызвать мини-меню со списком доступных действий.

Google Drive: что это такое и с чем его едят?

Google Drive: что это такое и как пользоваться

Виджеты на рабочий стол

В Экселе не двигается курсор по ячейкам: в чем может быть проблема?

Не работает правая кнопка мыши в Excel: где кроется проблема?

Не работает фильтр в Excel: загвоздка, на которую мы часто не обращаем внимания

Не отображаются листы в Excel: как вернуть вкладки без танцев с бубнами

Сегодня многих пользователей Интернета интересует Google Drive — что это, как работает, какие возможности предоставляет. Это уникальный сервис, доступный с 2012 года и активно развивающийся последние годы. Ниже рассмотрим особенности Гугл Диска, как им пользоваться, выделим функции и поговорим об аналогах, которые доступны в Сети и также могут использоваться для хранения информации.

Google Drive: что это такое?

Для начала рассмотрим, что такое Гугл Диск, и как он появился. Итак, Google Drive — специальное пространство, выделенное для владельцев почтовых ящиков Google и предназначенное для хранения, внесения правок и синхронизации файлов. Разработчиком является одноименная компания Гугл. До появления Google Drive в роли хранилища выступали Гугл Документы, но после появления нового сервиса все данные перенаправляются на него.

24 апреля 2012-го пользователи Интернета впервые узнали, что такое Google Drive и получили доступ к новому инструменту. Уже с июня ОС Хром и устройства Хром стали поддерживать офлайн-режим. С октября 2012-го Документы, Презентации и Таблицы выделились в отдельные сервисы, а в апреле 2014-го появились мобильные приложения для этих направлений. В мае 2018-го компания объявила о создании сервиса подписки Google One.

Зачем он нужен?

Следующий вопрос, требующий рассмотрения — зачем нужен Google Drive. Это удобное место для хранения файлов в Сети и предоставления к ним доступа другим пользователям для прочтения и редактирования. В состав Гугл Диска входит три озвученных ранее направления с таблицами, презентациями и документами. По сути, это группа офисных приложений, позволяющих работать с текстовыми документами, презентациями, чертежами, электронными таблицами и другими данными.

Пользователям Google Drive доступно 15 Гб пространства для бесплатного хранения информации.

Если выделенного объема мало, можно купить от 100 до 30 000 ТБ. До 2013 года лимиты были разделены. В частности, на Google Drive приходилось всего 5 Гб оперативного пространства.

Как пользоваться?

Теперь разберемся, как пользоваться Гугл Диском, ведь от этого зависит эффективность работы и возможность использования всего функционала сервиса. Функция доступна всем пользователям, зарегистрированным в Гугл и имеющим соответствующий почтовый ящик. Для начала пользования сделайте такие шаги:

• Войдите на страницу drive.google.com.
• Перейдите в секцию Гугл Диска, где находятся загруженные и синхронизированные файлы, имеются созданные документы, формы, презентации и таблицы.
• Закачайте или создайте файлы с ПК на Google Drive.

• Настройте совместный доступ, если в этом имеется необходимость.

• Если необходимо посмотреть доступные вам файлы, откройте раздел Доступные мне.

Пользоваться Гугл диском на компьютере или телефоне может любой человек, даже новичок. Разработчики сделали все возможное, чтобы процесс пользования папками мало отличался от того, что доступен на ПК.

Перед тем как пользоваться Google Drive, важно изучить его интерфейс. Сервис состоит из нескольких подсистем, расположенных в разных пунктах меню и открывающихся пользователю сразу после входа. В первом пункте Мой Диск показываются все скачанные с ПК файлы.

Выделим еще ряд элементов:

1. Доступные мне — приводятся все файлы, которые выложены другими пользователями на Google Drive и доступные для изучения.
2. Недавние — даются ссылки на скачиваемые файлы, которые хранятся не меньше двух лет.
3. Помеченные. В этом разделе можно найти документы, которые пользователь отметил как наиболее важные.
4. Корзина — имеет такие же функции, как и корзина на ПК.
5. Резервные копии — здесь хранятся данные, сохраненные с телефона.
6. Хранилище — показывается объем используемой памяти и дается ссылка для получения большего пространства.

По похожему принципу можно пользоваться Google Диском на телефоне. После входа на сервис жмите на иконку приложения, после чего открывается список доступных документов.

При нажатии на три точки можно войти в меню и выполнить интересующие шаги — добавить в помеченное, открыть доступ, создать копию и т. д. В нижней части приведены основные кнопки — Главная, Помеченные, Доступные и Файлы.

Обычно вопрос, как пользоваться Гугл Диском на Андроиде, не возникает у пользователей. Это обусловлено простотой интерфейса и легкостью управления.

На каких устройствах работает

Важно учесть, что Google Drive работает почти на всех ПО. Сервис поддерживается на следующем клиентском обеспечении:

1. ПК под управлением Windows XP и выше, Snow Leopard (10.6), Mac OS Lion (10.7).
2. Телефоны и планшеты с Андроид, начиная с 2.1 и выше.
3. iPad и iPhone с iOS версией 3.0 и выше.
4. Chrome OS от 20 версии и далее.

Программа не работает на Linux. Некоторые работы в этом направлении были сделаны, но в дальнейшем они были приостановлены. С марта 2018-го Google Drive закрыт для десктопных устройств.

Функционал

Выше мы кратко рассмотрели, что такое Гугл Диск, и как им пользоваться. Для получения всех возможностей необходимо знать функционал системы. Как отмечалось, в распоряжении пользователей 15 Гб пространства для хранения файлов. Также выделим другие особенности:

• Хранение абсолютно любых файлов, будь это видео, фотографии, презентации, PDF или документы Office.

• Доступность всех файлов непосредственно пользователю и только ему. Чтобы дать возможность просматривать документы другим людям, необходимо открыть для них доступ. Для этого на почтовый ящик отправляется специальное приглашение.

• Быстрое восстановление файлов в случае повреждения устройства с Google Drive. Безопасность данных обеспечивает протокол SSL, используемый компанией Гугл.

Быстрая интеграция Google Drive:

• Просто наведите указатель мышки на документ, который прикреплен к письму, чтобы сохранить его на Google Drive. Это удобно и позволяет быстро делиться документами с другими участниками системы.

• Быстрое распознавание объектов на картинках и текст в отканированных бумагах. К примеру, если задать поиск по запросу «Работа», система отыщет документы с наличием этого слова в названии (в том числе и фото).

• Добавляйте снимки на Гугл Диск, редактируйте их, создавайте анимированные ролики и картинки.
• Google Drive по умолчанию доступен на ПК Chromebook. Это означает, что для всех файлов автоматически создается копия в Сети. В комплексе со многими моделями дополнительно идет 100 ГБ свободного пространства с возможностью пользования им в течение двух лет.

Удобство работы с приложениями:

1. Гугл Формы позволяет быстро создавать перечень гостей на мероприятия, проводить опросы, а после этого сводить результаты в таблице.
2. Совместная работа с другими участниками, возможность делиться документами, вносить правки в таблицы, делать презентации и т. д.
3. Создание красочных схем и диаграмм с возможностью размещения их на сайтах и в документах.
4. Редактирование фото с помощью одного из многочисленных приложений.

Дополнительные функции Google Drive:

• Сканирование бумажных документов с помощью Диска для Андроид. Как вариант, можно сделать фото квитанции, выписок и других бумагах.
• Возможность работы во время перелета, благодаря наличию оффлайн функции.
• Возможность уточнить, кто менял файл в течение последнего месяца.

Из сказанного видно, что использовать Гугл Диск на компьютере или телефоне удобно, благодаря обширному функционалу.

Плюсы и минусы применения

Перед тем как сделать выбор в пользу Google Drive, необходимо изучить его плюсы и минусы. Преимущества:

1. Получение быстрого доступа к ранее загруженным файлам.
2. Понятный и удобный интерфейс.
3. Бесплатные 15 ГБ хранилища и возможность дополнительной покупки свободного пространства.
4. Высокое качество хранилища и надежная защита имеющихся данных, что усложняет доступ к информации со стороны мошенников.
5. Возможность делиться файлами из Google Drive с другими пользователями.
6. Быстрая загрузка документов на сервер.

• При отсутствии доступа к Интернету со скачиванием файла возникают трудности.
• Сохраняется риск доступа к личным файлам со стороны посторонних.
• Ограниченный размер бесплатного пространства.
• Проблемы с конфиденциальностью.
• Индексирование документов поисковыми системами.

Если говорить в целом, Google Drive — продуманный и надежный сервис, предоставляющий пользователям много возможностей.

Аналоги

Зная особенности Гугл Диск, что это за программа, и какие у ее преимущества, создается ощущение отсутствия другой альтернативы. Но это не так. Многие сервисы предоставляют такие же возможности. К таковым относится Яндекс Диск, OneDrive, DropBox, Облако Майл ру, Amazon Drive и другие. У каждого из них свои особенности, но функции хранения и обработки информации доступны в каждом из предложенных вариантов.