Общие принципы работы с документами в семействе операционных систем Windows.

Режим Создание документа устанавливается командой Файл — Создать. Содержит список недавно открывавшихся документов и команды создания новых документов. Режим Буфер обмена устанавливается командой Правка — Буфер обмена Office. Показывает содержание буфера обмена Office (до 24 объектов). Режим Поис • форматирование текста; • сохранение документа; • печать документа. Создание нового документа на основе имеющегося документа. Для создания нового документа на основе имеющегося документа необходимо выполнить следующие операции: • открыть готовый документ командой Файл — Открыть; • сохранить открытый документ под новым именем командой Файл — Сохранить как; • выделить в открытом документе все содержимое командой Правка — Выделить все; • удалить содержимое документа нажатием клавиши DELETE. В результате выполненных операций будет получен пустой документ, имеющий собственное имя и сохраня¬ющий все настройки, ранее принятые для исходного документа. Создание нового документа на основе шаблона. Для создания нового документа на основе шаблона необходимо выполнить следующие операции: • командой Файл — Создать открыть Область задач в режиме создания документа; • щелкнуть на ссылке Общие шаблоны (откроется диалоговое окно Шаблоны); • включить переключатель Создать документ и выбрать подходящий шаблон или выбрать шаблон Новый документ на вкладке Общие; • по команде Файл – Сохранить как в диалоговом окне Сохранение документа дать документу новое имя и сохранить в выбранной папке. Созданный документ по умолчанию получает имя Документ1, а диалоговое окно Сохранение документа обычно предпола¬гает сохранение файла в папку Мои документы. Стандартные папки для сохранения документа в диалоговом окне Сохранение документа. В левой части диалогового окна Сохранение документа имеется пять кнопок, позволяющих быстро выбрать место для сохранения готового документа. Мои последние документы – это логическая папка, предназначенная для сохранения документа в одну из папок, которой пользовались в последнее время. Мои документы — традиционная папка для хранения документов. Рабочий стол – папка, которую можно использовать для временного хранения документов. Избранное — особая логическая папка для хра¬нения ярлыков Web-страниц. Мое сетевое окружение — этот значок обеспечивает быстрый доступ к сохране¬нию документа в локальной сети, например на файловом сервере. Отмена действий при вводе, редактировании и форматировании текста. Последнее действие при вводе текста отменяют: • командой из комбинации клавиш CTRL+Z (серия таких команд отменяет несколько последних действий); • командой Правка — Отменить действие; • кнопкой Отменить на панели инструментов Стандартная. • с помощью списка кнопки Отменить. Возвращения к предыдущему состоянию при вводе, редактировании и форматировании текста. После отмены ряда действий можно вернуться к предыдущему состоянию: • командой Правка — Вернуть действие; • кнопкой Вернуть на панели инструментов Стандартная; • с помощью списка кнопки Вернуть.

При вводе первых четырех символов словарного элемента на экране появляется всплывающая подсказка с полным тек¬стом слова или фразы. Если это нужное слово или фраза, то ввод завершается нажатием клавиши ENTER — так работает функция автозавершения. Функция автотекста — позволяет выбрать необходимый элемент текста из списка с иерархической структурой. Список элементов автотекста открывается на панели инструментов Автотекст. Настройка словаря автотекста выполняется на вкладке Автозамена в диалоговом окне Автозамена, которое вызывается командой Вставка — Автотекст. Для помещения в словарь нового текста необходимо выделить текст на экране, щелкнуть на кнопке Автодиспетчер на панели инструментов Автотекст и, в открывшемся диалоговом окне Автозамена на вкладке Автотекст, использовать кнопку Добавить.

Операционная система windows работа с документами

Основы работы с Windows (на примере Windows 95 )

Рабочее место в Windows носит название рабочий стол. На рабочем столе могут быть разбросаны (или разложены) папки, документы, даже часы и многое другое. Все эти предметы можно перемещать, открывать, закрывать, выбрасывать в корзину и совершать еще массу других действий.

Приложение — в общем случае этим термином обозначаются исполняемые программы или группы программ, выполнение которых инициируется одной командой. В зависимости от среды, для работы в которой предназначено приложение, они делятся на приложения для Windows и MS-DOS .

Панель задач — панель, расположенная, как правило, в нижней части экрана, на которой размещены кнопки активных приложений, индикатор (он же переключатель) кодировки клавиатуры, часы и некоторые другие элементы. В левой части панели задач расположена кнопка Пуск.

Кнопка Пуск (щелчок мышью на кнопке) открывает доступ к главному меню, которое позволяет использовать все ресурсы компьютера.

Главное меню содержит набор основных команд Windows . Некоторые команды отмечены специальным маркером в виде стрелки. При выборе таких команд открывается еще одно дополнительное меню, которое содержит команды. Пользователь может сам включать в главное меню дополнительные команды. Выбор команды осуществляется щелчком мыши.

Рассмотрим основные команды, которые помещены в Главное меню.

· Команда Программы открывает доступ к меню программ и групп приложений, установленных на компьютере. Это наиболее часто используемая команда, так как она открывает доступ к набору стандартных и служебных программ, включая текстовый и графический редакторы и многое другое.

· Команда Документы. Ее вызов приводит к выводу на экран окна со списком последних 15 документов, которые открывал пользователь. Под документом в Windows понимают любой файл, содержащий данные: текст, графическое изображение, электронную таблицу, звук, видеофильм и т.п.

· Команда Настройка открывает пользователю доступ к списку инструментов, которые применяются для изменения состава аппаратных или программных средств, установленных на компьютере, а также для изменения опций, которые определяют текущий режим работы. В меню команды Настройка включены следующие инструменты: Панель управления, Принтеры, Панель задач. Подробнее о них позже.

· Команда Поиск. Вызов этой команды позволяет осуществить поиск на диске конкретного документа или папки

· Команда Справка. Вызов справочной системы.

· Команда Выполнить позволяет запустить любую программу и открыть любую папку.

· Команда Завершение работы. Эта команда используется для подготовки компьютера к выключению. После ее вызова Windows производит сохранение текущей конфигурации, очищает внутренние буферы и совершает много других нужных действий.

Только после их выполнения пользователь имеет право выключить питание на своем компьютере. Если выключить компьютер в обход этой команды, то система практически наверняка потеряет какую-то важную информацию.

Система предлагает четыре варианта завершения работы. Чаще используются первые два:

Вернемся к панели задач.

Здесь размещены кнопки активных приложений. Это позволяет не только всегда видеть, какие приложения запущены, но также значительно облегчает переключение между ними: достаточно щелкнуть на кнопке нужного приложения.

Теперь рассмотрим наиболее важные инструменты, которые представлены на рабочем столе. Каждому из них соответствует определенный значок (пиктограмма). Создатели Windows считают, что по умолчанию на рабочем столе размещены значки наиболее важных инструментов. Пользователь по своему усмотрению добавляет или удаляет необходимые ему значки.

Мой компьютер представляет средство доступа ко всем ресурсам компьютера, включая диски, принтеры и диски других компьютеров, подключенных к сети. Достаточно дважды щелкнуть мышью на соответствующем значке.

Корзина . Пользователи очень часто ошибочно уничтожают нужные файлы. В Windows борьба за восстановление уничтоженных файлов ведется следующим образом. Удаляемые пользователем файлы на самом деле не уничтожаются, а складываются в специальную корзину. При необходимости можно восстановить любой из удаленных файлов. Для этого необходимо дважды щелкнуть мышью на значке с подписью Корзина. Будет получен доступ к списку всех сохраненных в ней файлов. Затем достаточно выбрать необходимый файл и восстановить его.

Платой за такое средство является дополнительные затраты места на жестком диске. Если места не хватает, пользователь может очистить корзину. Очистка может быть произведена одновременно для всех файлов, сохраненных в корзине, или выборочно.

Комплекс средств, обозначенных Входящие предназначен для работы с электронной почтой, приема и передачи факсимильных сообщений.

Значок Сетевое окружение появляется, если компьютер включен в локальную компьютерную сеть. Этот значок позволяет получить доступ ко всем ресурсам сети, определить, какие компьютеры работают в сети вместе с вашим.

Средство, называемое Портфель применяется только в тех случаях, когда пользователю приходится работать то одном компьютере, то на другом. Обычно один из таких компьютеров установлен стационарно, а другой является переносным ( notebook) . При работе в таком режиме, как правило, периодически возникает необходимость обновления файлов на стационарном компьютере. Обмен файлами происходит через Портфель.

П апки ( Folders ) обозначают каталоги, по которым распределены все аппаратные и программные компоненты компьютера: диски, принтеры, документы, ярлыки, приложения, другие папки. Все папки образуют иерархическую систему.

Для ее просмотра может быть использован Мой компьютер или приложение, называемое Проводник.

Фактически папки являются аналогом каталога в MS-DOS .

Самая большая папка — это Рабочий стол. Каждый диск — тоже папка.

Для доступа внутрь папки нужно использовать двойной щелчок мышью на значке, соответствующем нужной папке.

Для выделения папки нужно один раз щелкнуть мышью на ее значке.

Чтобы выделить одновременно несколько папок — необходимо удерживать при этом клавишу Ctrl .

Документо-ориентированный принцип Windows

базируется на двух основных положениях:

1. Под документом понимают не только текстовые файлы, а практически любой файл, содержащий данные: текст, графическое изображение, электронную таблицу, звук, видеофильм.

2. Документ является первичным по отношению к приложению, в котором он был создан или может быть использован. Если дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на значке нужного документа или на значке его ярлыка, то это приведет к вызову соответствующего приложения и последующей загрузке в него выбранного документа.

Windows не всегда может определить приложение, которое нужно вызвать для работы с документом. В таких случаях ОС предварительно запрашивает, в какое приложение пользователь желал бы загрузить документ. При этом предлагает целый набор возможных вариантов.

Типовое окно — чаще всего имеем дело именно с этими окнами.

Строка заголовка содержит название приложения и документа, который в него загружен. Кнопки, расположенные в этой строке:

· кнопка системного меню (открывает доступ к меню с набором команд для действий с окном)

· кнопка сворачивания окна (свернуть — это значит убрать с экрана, но не закрывать (напомним, что закрыть окно означает завершить работу). При сворачивании окно будет представлено кнопкой на панели задач. Для отображения на экране свернутого окна нужно только щелкнуть мышью на его кнопке на панели задач)

· кнопка максимизации для разворачивания окна на весь экран (при развернутом окне эта кнопка превращается в кнопку восстановления прежних размеров окна)

· кнопка закрытия окна (соответствует закрытию папки или ! завершает работу приложения).

Ниже строки заголовка находится строка меню, которая содержит названия команд.

Еще ниже находится панель инструментов. Здесь находятся кнопки вызова наиболее часто исполняемых команд (если бы ее нет, можно обойтись только строкой меню. Но вызов команд из панели инструментов более простой и быстрый). Включить панель инструментов можно, щелкнув мышью на режиме Панель инструментов из меню Вид.

Чтобы просмотреть информацию, не поместившуюся в окне, нужно использовать ползунки прокрутки и кнопки прокрутки.

Пользователь может самостоятельно устанавливать форму представления информации в окне с помощью команды меню Вид.

Пользователь может произвольно менять местоположение окна на экране и его размеры.

Для изменения местоположения окна необходимо зацепить мышью окно за строку заголовка и перетащить его (держа нажатой кнопку мыши на новое место.

Для изменения размеров окна необходимо установить указатель мыши на его границу и также перетащить границу на новое место.

Есть еще один очень удобный инструмент. Это контекстное меню. Меню, которое появляется (всплывает) на Рабочем столе независимо от состояния других элементов стола. Содержание контекстного меню зависит только от конкретной ситуации, при которой происходит его вызов (т.е. связано с контекстом), и от того, на каком объекте рабочего стола установлен указатель мыши. Меню появляется рядом с отмеченным объектом. Вызов меню производится щелчком правой ( ! ) кнопки мыши.

Можно использовать контекстное меню для просмотра свойств любого объекта. Для этого необходимо вызвать контекстное меню для данного объекта и выбрать команду Свойства. Объектом может быть и диск, и папка, и приложение, и документ, и многое другое. В каждом конкретном случае формируется индивидуальный набор свойств.

· Для диска, например, на страничке Общие (свойства) указаны метка диска, его общая емкость, величина свободного и занятого дискового пространства.

· Для приложения на страничке Общие (свойства) указаны тип приложения, название папки, где размещен файл, его размер, дата и время создания и последней модификации. Здесь же размещены флажки для установки и снятия атрибутов файла (только для чтения, скрытый и др.)

Удобным средством являются Ярлыки. Они существенно ускоряют и облегчают доступ к часто используемым приложениям и документам.

По сути это ссылки на объекты. При этом значок ярлыка на объект отличается от самого объекта маркером в виде стрелки. Ярлыки могут указывать на любые объекты, включая диски, папки, принтеры. Но наиболее удобным средством являются ярлыки приложений и документов. Например, ярлык на часто используемое приложение можно разместить прямо на рабочем столе. Тогда, чтобы запустить его, достаточно сделать двойной щелчок мышью на ярлыке.

Создать ярлык на рабочем столе просто. Вначале необходимо вызвать контекстное меню, щелкнув правой (!) кнопкой мыши в любом пустом (!) месте рабочего стола, и выбрать последовательно команды Создать — Ярлык. Далее следует указать полный путь к объекту. (Удобнее воспользоваться кнопкой Обзор для выбора пути.) Когда путь будет указан, необходимо выбрать кнопку Далее и указать название ярлыка. После всего следует нажать кнопку Готово.

Ярлыки можно размещать не только на рабочем столе, но и в любой папке.

Работа с дисками, папками, файлами

Система Windows позволяет ( в отличие от MS-DOS)

· давать файлам и папкам длинные имена (255 символов — предел),

· разрешает использовать символ пробела,

· использовать русские буквы.

Операции с объектами

1. Создание папок.

· Требуется раскрыть окно соответствующее диску или папке, в которой необходимо создать новую папку.

· Из строки меню следует выделить режим Файл.

· Выбрать команду создать и указать тип объекта, например, папка.

· Далее следует ввести имя непосредственно в поле метки появившегося значка

· и подтвердить выполнение команды нажатием на клавишу Enter или кнопку OK .

Для создания объекта на рабочем столе следует выбрать контекстное меню, затем команду создать и далее аналогично.

2. Выделение объектов.

Для выделения одного объекта достаточно щелкнуть на нем мышью один (!) раз.

Для выделения нескольких объектов, расположенных в произвольном порядке, следует щелкать мышью на каждом объекте, держа нажатой клавишу Ctrl .

3. Копирование объектов. (Может быть выполнено большим числом способов)

Метод «перетащить и оставить».

· Раскрыть папку с объектом, который нужно скопировать или переместить.

· Раскрыть папку, в которую нужно скопировать или переместить объект.

На экране должно быть раскрыто две папки.

Если вместо вторая папка открывается в том же окне, что и первая, следует внести следующие изменения в конфигурацию: выбрать из меню Вид режим Параметры. и на страничке Папки установить переключатель (точка) на режим «Открывать для каждой следующей папки отдельное окно». Запомнить изменения нажатием на кнопку Ок.

· Если объектов несколько, необходимо их выделить.

· Затем следует зацепить мышью объект (т.е. щелкнуть на нем и не отпускать кнопку мыши) и при нажатой кнопке мыши перетащить его к месту назначения. Теперь отпустить кнопку мыши.

Замечание1 . Если система выполняет автоматическое перемещение вместо копирования (обычно это происходит при копировании объекта на тот же диск, но, например, в другую папку), необходимо удерживать нажатой еще и клавишу Ctrl .

Замечание2. При копировании выполняемых файлов (файлы с расширениями EXE или COM ) система создает ярлыки вместо копий файлов, необходимо также удерживать нажатой клавишу Ctrl , если необходима копия файла.

4. Перемещение объектов.

Аналогично копированию, только при перетаскивании необходимо удерживать нажатой еще и клавишу Ctrl . (Или наоборот.)

5. Удаление объектов.

· Требуется выделить объект или группу объектов

· Выполнить команду Файл-Удалить, или нажать на клавишу Del , или перетащить объект в значок Корзина, или выбрать из контекстного меню команду удалить

· В появившемся окне подтверждения удаления нажать на кнопку Да или Нет.

6. Восстановление объектов.

Все удаленные объекты перемещаются в специальную папку Корзина. Если объект был случайно удален, его можно восстановить из Корзины. Для этого следует раскрыть окно корзина. Найти там объект, выделить его и выполнить команду Файл — Восстановить.

Файлы, удаленные с гибкого магнитного диска (дискеты), в корзину не помещаются. Восстановить их можно только с помощью специальной программы восстановления.

7. Переименование объектов.

· выполнить команду Файл — Переименовать или просто щелкнуть один раз в поле метки значка

· ввести новое имя непосредственно в поле метки значка

То же можно сделать с помощью команды Переименовать контекстного меню.

8. Запуск программ

Система предоставляет несколько способов:

a) если на Рабочем столе или в раскрытой папке присутствует значок программы или ярлык, то нужно дважды щелкнуть по значку мышью;

b) можно использовать Главное меню: открыть его через кнопку Пуск, выполнить команду Программы, щелкнуть на значке программы;

c) можно ввести имя и путь к файлу из команды главного меню Выполнить (удобно воспользоваться кнопкой Обзор;

d) если на панели задач уже присутствует кнопка с названием программы, то достаточно щелкнуть на ней один раз мышью.

Окно диалога — тип окон, предназначенных для ввода дополнительной информации, необходимой для выполнения той или иной операции.

Блокнот — вид окна диалога, когда общее количество опций окна диалога настолько велико, что все они не могут быть одновременно размещены внутри этого окна. В таком случае опции делятся по группам, каждая из которых помещается на своей странице блокнота. Доступ к странице осуществляется с помощью щелчка мыши на корешке страницы. Корешок страницы часто называют закладкой (вкладкой).

Переключатель — элемент управления, используемый в окнах диалога для выбора одной опции из группы нескольких опций.

Флажок — элемент управления, используемый в окнах диалога для установки опций независимо друг от друга. Другими словами, главное свойство флажков: любой флажок в группе может быть установлен или сброшен независимо от состояния других флажков той же группы.

Список — элемент управления окна диалога, предназначенный для выбора одного параметра из фиксированного набора параметров, включенных в этот список. Выбор необходимого параметра производится с помощью щелчка мыши. Для просмотра всего списка может использоваться линейка прокрутки.

Раскрывающийся список — элемент управления, используемый в окнах диалога. Чтобы получить доступ к такому списку его нужно предварительно раскрыть щелчком мыши на кнопке со стрелкой, расположенной справа от него. Если все строки списка не помещаются в раскрывшемся окне, то появляется линейка прокрутки.

Строка ввода — элемент управления окна диалога, используемый для непосредственного ввода текстовой информации.