Office вне офиса

Чтобы домашний компьютер исполнял все требуемые от него функции — служил электронной пишущей машинкой, калькулятором, гигантским фотоальбомом и хранилищем любой другой информации, ему потребуются программы, которые называются «офисными».

Office вне офиса

Даже тем, кто ни разу не был в офисе, рано или поздно понадобятся офисные компьютерные программы. Чаще всего под ними подразумеваются несколько инструментов, один из которых помогает работать с текстами, другой близко знаком с электронными таблицами, третий — умеет составлять красочные презентации и слайд-шоу из фотографий, которые не стыдно показать друзьям и родственникам.

Разумеется, в состав комплекта офисных программ чаще всего входят еще и профессиональные инструменты, вроде приложения для подготовки бизнес-диаграмм, однако нас интересует главным образом домашнее применение «электронного офиса».

Офис в доме

Самой популярной офисной программой можно смело назвать приложение Microsoft Word (оно входит в состав пакета Microsoft Office) — большинство пользователей компьютеров работают с текстами именно в нем. Причина его распространенности чрезвычайно проста — этот текстовый редактор оказался прост и удобен в обращении, и конкурентов у него, по сути, просто не было.

Что умеет Microsoft Word? Разумеется, его главная задача — это предоставлять пользователю возможности работы с текстом: увеличивать и уменьшать размер букв, выделять фрагменты подчеркиванием, курсивом или жирным шрифтом, окрашивать в разные цвета. Кроме того, Word позволяет вставлять в текст рисунки и фотографии, сопровождать их звуковыми эффектами, снабжать слова интернет-ссылками, распечатывать документы на принтере, проверять орфографию с пунктуацией (впрочем, доверять этой функции стоит далеко не всегда) и так далее. Также программа может на основе текста с картинками сформировать интернет-страницу, которую можно выложить в Сеть. О возможностях этого текстового редактора написаны толстенные учебники, и пересказать их содержимое в одном газетном материале — задача непосильная.

Вторым по популярности офисным приложением является редактор электронных таблиц Microsoft Excel, также входящий в состав Microsoft Office. Несмотря на то, что это в целом бухгалтерский инструмент, его охотно используют и люди, чья профессия совершенно не связана с бухгалтерией. При открытии приложения пользователь видит обычную таблицу, в которую можно заносить какую угодно информацию — неважно, текстовую или цифровую. Например, многие фирмы оформляют в этой программе свои прайс-листы: в одной колонке находятся названия товаров, в соседней — их стоимость.

Домохозяйкам и просто людям, привыкшим считать свои доходы и расходы, Excel предоставляет возможности для ведения домашнего бюджета. Так, записав в один столбец все денежные поступления и вычисления, в конце месяца можно «подбить итог» нажатием одной кнопки. Впрочем, таблицы в Excel подходят для ввода в них абсолютно любых данных, которые можно и хочется представить в виде таблицы. Это может быть рецепт нового пирога с подробным описанием ингредиентов и их веса, список вещей, которые нужно не забыть взять с собой на дачу. Сфера применения ограничена лишь фантазией пользователя, и все же не стоит забывать, что Excel — это рабочий инструмент человека, связанного с финансами.

И Word, и Excel, и другие офисные приложения Microsoft действительно хороши для домашнего применения, однако не каждый может позволить себе заплатить за пакет Microsoft Office Home and Student, куда входят эти программы, около 3 тысяч рублей. Конечно, есть альтернатива в виде пиратских версий, однако это, во-первых, нечестно, а, во-вторых, наказуемо. Тем более что обзавестись набором офисных программ можно легально и абсолютно бесплатно.

Офис за просто так

Наиболее распространенным пакетом офисных программ, получить который можно «за просто так», является OpenOffice.org. Его название совпадает с адресом интернет-сайта, откуда можно загрузить офисные приложения.

С точки зрения простого, а не профессионального пользователя, OpenOffice.org практически ничем не отличается от Microsoft Office. Его также можно установить на любую современную версию Windows, и он позволяет работать с текстами, электронными таблицами, презентациями. При этом практически любой документ, созданный в Microsoft Office, можно открыть в OpenOffice.org, и наоборот.

В состав бесплатного офиса входят текстовый редактор Writer, программа для работы с таблицами Calc, система подготовки презентаций Impress, а также ряд других приложений. Как и офис от Microsoft, OpenOffice.org предлагает пользователю возможность проверки грамотности напечатанного текста, а также позволяет сохранять документ в виде веб-страницы, причем, по отзывам пользователей, делает это лучше, чем Microsoft Word.

Несмотря на то, что Microsoft Office на сегодняшний день является наиболее популярным офисным пакетом, его бесплатный конкурент в меру своих сил старается захватывать рынок. Например, в 2008 году OpenOffice.org по решению правительства России был передан во все российские школы для установки на компьютеры. Кроме того, используют этот пакет крупные компании и государственные структуры России — к примеру, крупный оператор связи «Ростелеком» и Федеральная служба судебных приставов.

Одно из важнейших преимуществ OpenOffice.org — это его бесплатность, и это преимущество, разумеется, компенсирует имеющиеся в нем недостатки (а куда же без них?). Если для одной семьи решение об установке платного или бесплатного офисного пакета — это вопрос нескольких тысяч рублей, то в масштабах большой компании или всей страны речь идет о куда более серьезных суммах. Например, в компании, где установлена тысяча компьютеров, на один только электронный офис придется потратить как минимум несколько миллионов рублей. На покупку офисных программ для школ могут понадобиться десятки миллиардов рублей.

Офис в Интернете

У OpenOffice.org и Microsoft Office есть еще один конкурент, который заметно отличается от них обоих — это Google Docs. Офисный пакет, разработанный ведущей поисковой интернет-компанией, нельзя скачать и установить на компьютер — он работает прямо в окне интернет-браузера Internet Explorer, Chrome или Firefox, а открыть его можно по адресу http://docs.google.com.

В состав Google Docs входят базовые офисные приложения — текстовый редактор Writely, система для работы с электронными таблицами Spreadsheets и инструмент для создания презентаций Presentations. Для того чтобы воспользоваться любым из них, достаточно иметь на компьютере установленный браузер и быть подключенным к Интернету. Кроме того, понадобится регистрация на сайте Google, однако это простая процедура, которая не займет много времени.

Главное преимущество Google Docs в том, что ни одну из этих программ не нужно скачивать из Интернета и устанавливать на ПК. Таким образом, офисный пакет не занимает место на жестком диске. Кроме того, документы, созданные с его помощью, тоже можно хранить на серверах Google, а если пользователь выбрал для себя электронную почту Gogle Mail, то еще и пересылать файлы в Интернете, не сохраняя их на жесткий диск. Впрочем, при желании любой документ, открытый в Google Docs, можно записать на компьютер.

Приятно, что интернет-офис Google Docs поддерживает форматы своих «конкурентов» — OpenOffice.org и Microsoft Office. Так что, если открыть текст, набранный при помощи Word, в редакторе Writely, он откроется без проблем, причем с сохранением размера шрифта, разметки, выделений и так далее. То же касается электронных таблиц и презентаций.

Есть у Google Docs и определенные недостатки, связанные главным образом с тем, что вся система работает, загружая необходимые компоненты с интернет-серверов. Во-первых, для работы с таким офисом необходим достаточно скоростной доступ к Сети — в противном случае приложения будут загружаться в браузер достаточно долго. Кроме того, не помешает и стабильность интернет-соединения, иначе возникает возможность потери данных, которые могут оказаться весьма важными для пользователя.

Как и OpenOffice.org, онлайновый офис Google является абсолютно бесплатным для пользователя, к тому же он дает возможность запуска программ практически на любом компьютере, оборудованном интернет-соединением. Единственное, за что может взиматься плата — это расширение доступного пространства на серверах Google. Если документы, созданные и загруженные пользователем, занимают более 8 гигабайт места, то ему придется или удалить что-то ненужное, или расширить объем доступного для файлов места до 20 гигабайт — это будет стоить 5 долларов в год, то есть около 150 рублей.

Есть еще один вид интернет-инструментов, достойных упоминания в соседстве с офисными пакетами — это онлайн-приложения, помогающие работать с изображениями. Например, для того чтобы вставить в текстовый документ цифровую фотографию, нужно сначала уменьшить ее, а также кадрировать, избавив картинку от ненужных деталей. Для этого может пригодиться сайт http://www.photoshop.com, который поддерживает компания Adobe, создатель всемирно известного профессионального графического редактора Photoshop. Зайдя на этот интернет-ресурс, пользователь может в разделе Online Tools выбрать пункт Photoshop Express Editor, после чего при помощи команды Upload загрузить фотографию на сервер и получить доступ к инструментам редактирования. Визуально понятный редактор поможет изменить размеры картинки, откадрировать ее, уменьшить или увеличить яркость, исправить эффект «красных глаз» и так далее.

Я слышал выражение «украсть сайт». Как это происходит?

— Чаще всего под этим подразумевается кража дизайна, внешнего вида сайта, который может стоить больших денег, особенно если разрабатывается по индивидуальному заказу. Нечистоплотные создатели сайтов могут позаимствовать дизайн у понравившегося им ресурса, однако в конечном счете их ждут судебное разбирательство и выплата солидного штрафа.

У меня ноутбук уже больше года, все работает хорошо. Но продавец в магазине сказал, что лучше купить еще и мышь, т.к. сенсорная панель у ноутбуков недолговечна. Это правда?

— Причин для волнения нет — сенсорная панель (по-английски touchpad) достаточно долговечна. Пожалуй, раньше морально устареет ноутбук.

Почему слово «Интернет» вы пишете с большой буквы? Следуя такой логике, слова «Почта» и «Телеграф» тоже должны начинаться с прописных букв.

— Я считаю, что слово «Интернет» нужно писать с большой буквы, т.к. в отличие от почты и телеграфа это название проекта, который еще в прошлом веке разрабатывало минобороны США. Правда, многие считают, что слово стало нарицательным, и пишут его со строчной буквы, но словарь русского языка РАН под редакцией Лопатина все же рекомендует писать слово «Интернет» с прописной буквы.

• Онлайн-сервис — какой-либо инструмент, доступный в Интернете.
• Электронный офис — пакет программ для работы с текстом, таблицами и презентациями.
• Текстовый редактор — программа для набора и редактирования текста.
• Браузер (browser, «просмотрщик») — программа для открытия интернет-сайтов. Наиболее популярные — Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome.
• Google — крупнейшая в мире интернет-корпорация, открывшая множество различных онлайн-сервисов (офисный сервис Google Docs, электронную почту Gmail, картографический ресурс Google Maps и др.).

Читайте в следующем номере

Угрозы компьютеру — внешние и внутренние, какими они бывают и как от них защищаться? Что такое вирус и как его «поймать»?

Самые важные программы для эффективной офисной работы

Вот некоторые программы, которые должны быть установлены в каждом компьютере – нужно на каждый день, не только для работы или учебы.

Источник фото: hugochisholm / CC BY-SA

Стандартные приложения

Офисный пакет – OpenOffice

OpenOffice – популярный, бесплатный пакет офисных приложений – хорошая альтернатива достаточно дорогому Microsoft Office.

В его состав входят: текстовый редактор, электронная таблица, программа для рисования, модули для создания формул, рисунков, презентаций и баз данных. Вы можете дополнить его бесплатными шаблонами.

OpenOffice создает один ярлык, а при нажатии на него мы увидим, удобное окно с ссылками для отдельных элементов пакета и недавно открытых документов.

OpenOffice без проблем открывает документы MS Office, а создаваемые файлы сохраняются в широко используемых форматах.

Почта – Thunderbird

Одна из самых популярных бесплатных почтовых программ. Поддерживает учетные записи Gmail. Имеет все необходимые функции. Позволяет фильтровать и искать почту.

Защищает от спама. Позволяет импортировать настройки, контакты и сообщения из других программ – просто нажмите Инструменты → Импорт. Внешний вид интерфейса можно изменять с помощью скинов.

Архивации – 7-ZIP

Обязательное оснащение каждого компьютера – 7-Zip, которая считается лучшей программой для упаковки файлов, незаменима при отправке вложений.

Добавляет свои команды в контекстное меню, доступное при щелчке правой кнопкой мыши на файл или папку. Позволяет защищать архивы паролем.

Антивирусы – Avast! for Business 2015

Ни один компьютер, офисный или домашний, не может обойтись без антивирусной защиты. Выпускаются версии антивирусных программ, предназначенных специально для бизнеса, такие как Avast! for Business 2015, который защитит от любых интернет-угроз, а также от шпионских программ.

Версия Business отличается от других издании этой известной программы тем, что предоставляет панель онлайн для управления настройками установки avast на различных корпоративных компьютерах.

Инструмент для PDF – PDFsam

PDFsam – это очень полезный инструмент. Является важным дополнением бесплатных программ просмотра PDF, которые не имеют функции подключения и обмена документов.

Именно для этого и предназначен PDFsam – разделяет, соединяет и изменяет порядок страниц. Чтобы установить русский язык, нажмите на Настройки и из списка выбираем Russian.

Для просмотра документов – PDF XChange Viewer

Неоплаченные счета, выписки из банков, подтверждение переводов – к нам часто попадают в формате PDF.

Для просмотра таких файлов прекрасно подходит PDF XChange Viewer, отличающийся быстрым действием, удобной функцией поиска документов и несколькими инструментами комментирования и внесения пометок.

Интернет диск – Google Drive

В рамках сервиса Google Drive или Microsoft OneDrive мы получаем бесплатно 15 ГБ свободного места для наших данных в интернете. У нас будет удобный доступ к ним с любого компьютера или смартфона – конечно же, после входа в систему.

Программы для работы с сетевыми жесткими дисками – позволяют получить доступ к данным без использования браузера – создают папку с данными и синхронизируют файлы.

Дополнительные приложения для офиса

Существуют так же специализированные приложения, которые отвечают другим запросам пользователей: программы для выставления счетов, дизайна визитных карточек, шифрования. Каждому по потребностям.

Выставление счетов – Fit FAKTURA

Если у Вас компания в одном лице, то Вам приходиться выставлять счета-фактуры. Это можно делать в электронной таблице, но гораздо проще воспользоваться специальной программой для выставления счетов.

Программа Fit FAKTURA является одним из самых популярных бесплатных инструментов. Позволяет выставлять счетов-фактуры НДС продажи / Про формы / Покупка в кредит, продажа / покупка, квитанции, заказы. Работает с фискальными принтерами. Сохраняет документы в своей базе данных и печатает. Если мы хотим сохранить счет-фактуру в формате PDF, нужно скачать бесплатное дополнение.

Создание визитки – BusinessCards MX

Если у Вас есть фирма, оказывающая услуги, то Вам очень понадобятся визитные карточки с контактными данными и реквизитами.

Визитные карточки легко сделать с помощью программы BusinessCards MX. Она содержит 750 готовых шаблонов, разделенных на тематические категории, которые мы можем произвольно изменять. Программа запоминает введенные в неё данные фирмы и имеет расширенные опции печати.

Защита данных – KeePass Password Safe

Это один из самых популярных бесплатных инструментов для безопасного хранения паролей и ПИН-кодов. Данные, введенные в приложение, шифруются – доступ к ним возможен только после введения установленного нами пароль.

Создание заметок – Evernote

Программа для создания заметок. Сохраняет их в ваш аккаунте в интернет и синхронизирует на различных устройствах. Позволяет добавлять текстовые заметки, фотографии, а также сохранять статьи из интернета, документы и фотографии. Собранные материалы мы можем передавать другим пользователям.

Печать – iPrint

Эта программа позволяет сэкономить на стоимости печати. С её помощью мы легко удалим из печати те страницы, которые не важны для нас. Она так же может более эффективно использовать доступное место и на одном листе разместить до четырех документов.

Все задачи группируются, а затем печатаются в рамках одной сессии iPrint. С помощью приложений мы также можем получить PDF- или HTML-файл из любого документа.

Комфорт – f.lux

Программа для автоматической настройки яркости и цветовой температуры экрана по времени суток, благодаря чему меньше устает зрение пользователей, работающих допоздна за компьютером.

Обслуживание простое – после установки указать в настройках место на карте, где Вы живете, а программа сама будет соответственно регулировать цвета. Быстрый просмотр результатов работы программы (после нажатия на значок в системном трее) позволяет проверить, как будут изменяться наши условия работы в зависимости от времени суток.

Интересные альтернативные программы для офиса

WPS Office

Офисный пакет, также известный как Kingsoft Office Suite или «китайский офис». Это бесплатный, удобный пакет офисных программ, поддерживает популярные форматы: DOC, XLS, PPT, TXT и RTF.

Содержит три приложения: текстовый редактор (WPS Writer), инструмент для презентации (WPS Presentation) и таблицу (WPS Spreadsheets). Имеет также версии для Linux, iOS и Android.

Mailbird

Бесплатная, удобная и быстрая программа zip, отличающаяся современным внешним видом. С успехом заменит Outlook или Outlook Express.

Она поддерживает IMAP, POP3, прокси-серверы, учетные записи электронной почты Gmail, Outlook и другие. Её возможности можно расширить, установив дополнения.

AOMEI Backupper

Одна из лучших бесплатных программ для резервного копирования и восстановления системы, разделов и всего диска. Позволяет клонировать носители данных, что дает возможность быстрого переноса содержимого старого жесткого диска на новый и облегчает миграцию.

Scan Tailor

Интересная программа для быстрого редактирования отсканированных страниц документов. Позволяет выпрямить страницы и искаженные линии текста, изменить области полей, выполнить разделение многостраничных файлов на отдельные страницы.

Wunderlist

Платформа для создания списков и управления ими. Имеет версии для Windows, iOS, Android и создает учетную запись в интернете. Таким образом, мы можем иметь доступ к заметкам с разных устройств.

Freeplane

Программа для создания карт мыслей. Позволяет легко сохранять идеи и информацию в виде диаграмм и графиков, облегчает их запоминание и отображение.

Готовые карты мыслей сохраняются в популярных форматах, таких как JPG, PDF, DOC, TXT. Программы этого типа рекомендуются в качестве вспомогательного средства изучения науки.