Доска с задачами: онлайн и офлайн. Способ, который пригодится всем

Что такое SCRUM?

Метод SCRUM пришел в офисный и школьный мир из спорта. Так называется прием в регби, означающий борьбу между командами: игроки сбиваются в несколько рядов, обхватив друг друга руками. Scrum в переводе с английского означает «схватка». Но если в регби этот прием травмоопасен и со стороны смотрится очень агрессивно и хаотично, то в работе и учебе он, наоборот, призван расчистить рабочее пространство и голову от суеты, а еще — выстроить структуру работы и стать надежным и прозрачным инструментом для повседневных дел.

Суть метода SCRUM — в создании доски задач. Шапка таблицы делится на 5 ячеек:

Замыслы / Планы на неделю / В работе / Проверка / Выполнено

Идеи, замыслы

Этот столбик могут пополнять все: и дети, и педагог. Его можно не делить на строчки, так как в него попадают задачи, которые пока не в плане, а в статусе пассивного ожидания. Наклеивайте сюда все, что было бы интересно выполнить: уборка пришкольной территории в начале мая, экологическая инициатива класса, командная игра по субботам, новый формат проведения урока.

Так вы, во-первых, не забудете интересный замысел, а во-вторых, о нем узнают и другие участники, что может способствовать рождению новой идеи по реализации задумки у членов команд.

Планы, дела на неделю

В работе

Проверка

Выполнено

Чем удобен Trello?

Онлайн-сервисов для управления проектами существует немало. Чаще всего, правда, их используют не школьники, а разработчики в сфере ИТ. Пожалуй, самый известный из них в среде, далекой от программирования, — Trello. Его может использовать учитель для планирования своих задач на день, неделю, месяц. Или им может пользоваться весь класс. Каждому участнику необходим аккаунт, который привязан к адресу электронной почты.

Для онлайн-взаимодействия, особенно на дистанционном обучении, этот инструмент очень удобен. Можно создать несколько досок по предметам, и тогда планировать занятия будет еще удобнее!

Наверняка даже по возвращении в школу после нескольких недель перерыва вы не решитесь менять его на что-то другое. Хотя обычная магнитная доска с наклейками тоже очень привлекательна: своеобразный интерактив во время перемены обеспечен! И, опять же, ребята будут заняты делом.

Но вернемся к Trello. Сервис очень простой. И, к тому же, в интернете есть множество инструкций и гайдов, которые объясняют, как работать на начальном этапе и рассказывают о каких-то интересных фишках, которые пригодятся продвинутым пользователям.

Если полностью копировать тот формат, который мы предложили для обычной доски, то на доске в Trello существенно ничего не изменится. Создаете непосредственно доску, а в ней — 5 колонок с теми заголовками, которые мы уже приводили. Готово! Теперь в каждую колонку нужно добавить карточку — аналог обычного стикера.

Добавляйте развернутые описания, картинки, прикрепляйте ссылки и документы. И, если на обычной доске со стикерами вы только увидите статус задачи, то в Trello сможете проверить выполненное задание на месте — перейдя по ссылке или открыв приложенный файл.

Оставляйте комментарии! Дети могут задавать вопросы, а учитель — объяснять, почему не перенес ту или иную карточку в колонку «Выполнено».

У Trello, помимо очевидных функций, красивый и понятный интерфейс. Вы можете изменить фоновую картинку, определить цвета для разных меток, добавить в карточки участников и присоединиться самостоятельно к карточкам других, чтобы следить за статусом выполнения.

Совет: когда вы перенесете выполненную задачу в колонку «Готово», храните там карточку еще хотя бы неделю, прежде чем отправить ее в архив. А еще лучше — создайте шестой столбик под названием «Архив выполненных задач» (имя колонки не так уж и важно, главное — суть). «Сбрасывайте» сюда все, что было выполнено на прошлой неделе, чтобы очистить место для текущих дел. Так вы сможете вернуться к старым задачам, еще раз посмотреть прикрепленные документы или картинки, узнать точную дату, исполнителей и другие важные моменты. Храните архивы, если это важно, за месяц и даже за год. Или перенесите их на другую доску, чтобы не создавать хаос на рабочей.

Кстати, бесплатного доступа для выполнения задач на школьном уровне будет вполне достаточно. Даже многие небольшие стартапы и компании используют сервис бесплатно, не задействуя «золотой» уровень.

Недавно у Trello появились шаблоны. Можете использовать их, если умеете переводить с английского. А учителю английского языка, возможно, даже больше понравится формат ведения доски не на русском.

Если нашей статьи недостаточно, почитайте инструкцию, чтобы понять, как работать в сервисе Trello.

Почему SCRUM — это удобно?

Методом уже пользуются многие школьные учителя и педагоги вузов. И тут нет никакого секрета — просто этот подход эффективен и удобен. Учитель видит и может контролировать выполнение задач, ученикам проще ориентироваться в собственной деятельности.

Большущий плюс еще и в том, что дети учатся брать на себя ответственность. Они и сами не заметят, насколько интересным станет для них процесс генерации новых задач, выполнения запланированных и переноса готовых в другую колонку.

Середнячки могут подтянуть свои знания: ну согласитесь, когда у Иванова виден такой прогресс на доске, Петрову тоже захочется его догнать! Не зря же, в конце концов, метод пришел из регби: спортивный интерес, борьба — вот что движет соперниками (а в нашем случае — учениками).

Scrum — методология разработки

Scrum и Agile – понятия, которые идут рука об руку. Без понимания, что такое Agile, расшифровка термина Scrum будет неполной.

Итак, Agile – это целая философия, семейство гибких подходов к разработке программного обеспечения (ПО), а Scrum – один из них.

У Scrum есть еще братик – Kanban (тоже из Agile – такие доски с цветастыми наклейками, благодаря которым не простаивают задачи). Этот обзор – краткое сборное руководство по Скрам и описание сервисов, которые его поддерживают.

В английском scrum – это «толкучка», схватка мяча в таком виде спорта как регби.

Scrum: что такое и зачем?

Скрам – это фреймворк* для разработки и поддержки сложных продуктов. У него есть роли, события, правила и даже артефакты.

А идейные вдохновители и создатели подхода – Кен Швабер и Джефф Сазерленд. Его вклад в Скрам – это книга «Scrum. Революционный метод управления проектами» – руководство для тех, кто стремится реализовывать проекты быстро и качественно. Рекомендуем к прочтению.

*Фреймворк – «каркас» в переводе с английского. Это набор базовых элементов и правил, на котором строится процесс разработки.

И кстати, о книге. Ее автор утверждает, что именно Scrum – секрет успеха таких гигантов как Amazon и Google, и что якобы даже ФБР использует эту методологию для разработки данных.

Фишка книги в том, что она написана простым языком – и для тех, кто собирается внедрять Скрам в бизнес и коммерцию, и для тех, кто хотел бы пользоваться подходом в обычной жизни. Она учит не только управлению проектами, но и правильной расстановке приоритетов в работе.

Scrum и Kanban – в чем отличия?

Когда есть варианты выбора, рождаются сомнения, но учитывая, что оба подхода очень близки, их можно комбинировать. Главное – разобраться в отличиях.

Чистый Scrum представляет собой более директивную методологию, в которой больше предписаний. А Kanban намного демократичнее и его проще внедрить.

Канбан. Здесь над задачей может трудиться несколько команд с узким профилем. Например, сначала работают аналитики, затем дизайнеры разрабатывают прототип продукта и уже после подключаются разработчики. При этом в работу могут включаться и универсальные команды. А еще в Kanban в командах нет ролей. Более подробный обзор Канбан читайте здесь.

Scrum. А тут над проектом трудится одна универсальная команда, в которой ровно столько различных специалистов, сколько требуется для решения любой задачи по проекту. И так как в команде главенствует самоорганизация, у специалистов не имеется формальной компетенции. То есть, если нужно, тестовая группа помогает дизайнерам, а аналитик участвует еще и в разработке.

Также есть другие отличия:

• в плане ролей – в Scrum-команде нужно больше ресурсов;
• в планировании – в Scrum приоритеты по задачам выставляет руководитель (владелец продукта), а в Канбан – команда;
• во временных промежутках – в Scrum сроки соблюдаются в обязательном порядке, и время делится на строгие «спринты», а в Kanban задача может находиться в работе столько, сколько нужно;
• в досках – они используются при обоих подходах, но Канбан-доска заполнена постоянно, а в Scrum ее очищают при каждой итерации.

На чем стоит Scrum: роли, элементы и другое

Прежде чем приступить к разбору Скрама, неплохо было бы познакомиться с ценностями подхода. Они звучат ну прямо как гимн или установки из кабинета психолога. И еще раз доказывают, что все гениальное – просто и базируется на понятных вещах.

Основные ценности Скрама – это преданность, смелость, сфокусированность, открытость и уважение. Отсюда вытекают и главные принципы фреймворка – прозрачность, инспекция и адаптация. Все это ложится в основу всеобщего доверия.

Итак, Scrum – относительно простой и гибкий подход к разработке. И у него есть своя четкая структура из несложных элементов и ролей. Поехали!

Роли в Scrum

В Scrum всего 3 роли:

1. Скрам Мастер. Это бизнес-аналитик, руководитель проекта. Его задача – организовывать и проводить совещания и следить за тем, чтобы соблюдалась технология Scrum. Еще он снимает противоречия и направляет команду.

1. Product Owner. А это уже владелец проекта, его функциональный заказчик. Он отвечает за разработку продукта и ставит задачи команде. Это всегда один человек, а не группа лиц.
2. Development Team. Команда из профильных специалистов – программистов, дизайнеров, аналитиков и т.д. Работает по принципам самоорганизации и самоуправления. Типичный размер команды – 7 человек (плюс/минус 2). За результат команда отвечает как единое целое.

Артефакты (элементы) Scrum

В Скрам задействуется всего 4 артефакта.

Product Backlog

Это список требований, которые необходимо выполнить по проекту. Когда в нем не остается требований, проект считается завершенным. Принимать участие в дополнении этого списка могут все участники команды.

Sprint Backlog

Список требований на ближайший спринт. Все требования обязательно делятся на задачи и получают оценку. Задачи обычно представляются команде на Kanban-доске.

Sprint Goal

Краткое описание цели, ради которой выполняется спринт. Целевое оформление спринта помогает команде в принятии обоснованных решений. Артефакт несет неоценимую помощь в пользу проекта, если команда находит альтернативные пути выполнения задачи и имеет право самостоятельно принимать подобные решения. Для осознанности таких решений и определяется цель спринта.

Sprint Burndown Chart

Дословно название артефакта переводится как «диаграмма сгорания». В качестве «сгорающих» элементов рассматриваются человеко-часы. Диаграмму обновляют по завершению любой задачи. Незамысловатые диаграммы позволяют наглядно оценить, насколько быстро команда продвигается вперед.

Ритуалы (процессы) в Скрам

Подход использует парочку процессов, которые здесь принято называть ритуалами. Каждый из них можно использовать строго по инструкции в соответствии с подходом. В реальной жизни ритуалы пытаются сделать адаптивными, но ключевые принципы остаются неизменными.

Sprint Planning Meeting

Это встреча по планированию спринта, на которой команда выбирает требования из Product Backlog и создает Sprint Backlog. На этой встрече Product Owner отвечает на вопросы участников команды.

Daily Meeting

Ежедневная встреча всей команды – она обязательно должна проходить каждый день, причем в одно и то же время. Интересный момент: на встрече все стоят (потому встречи еще зовут стендапами), потому длительность мероприятия не более четверти часа. В таком коротком временном промежутке каждый должен ответить на 3 вопроса:

• Что я делал вчера?
• Чем я занимаюсь сегодня?
• Какие есть проблемы?

На этом митинге только делятся информацией, и не решают проблемы, а лишь выявляют их.

Sprint Review

Самый волнительный момент в завершении спринта – демонстрация результата. Ценность его в том, что любой результат, как отличный, так и очень плохой, все равно будет продемонстрирован. Если этого не происходит, то такое положение вещей дискредитирует все плюсы гибких процессов.

Retrospective

Это ритуал по обмену опытом в коллективе команды и конструктивное улучшение процесса разработки. На встрече обязательно присутствие всей команды, вместе со Скрам Мастером, а вот Product Owner сам решает – приходить или воздержаться. На встрече озвучивают ответы на ряд вопросов:

• Какие решения нужно принять, чтобы сделать процесс еще более предсказуемым?
• Какие проблемы мешают выполнять обязательства, возложенные на команду?
• Как еще лучше работать и взаимодействовать с Product Owner’ом?
• Какие ошибки допускаются в команде и почему это происходит?

Какие сервисы помогают внедрять Scrum?

Мы собрали небольшой список сервисов, которые помогут использовать Scrum-подход:

• Atlassian – сервис с большим выбором продуктов и Scrum-досками Jira. Здесь есть и Scrum, и Kanban, и смешанная методология. Платформа позиционирует себя как «лучший инструмент для agile-команд». Есть бесплатный период. Можно отслеживать ход работы онлайн с помощью Jira на смартфоне.

Кстати, сервис Trello (популярная в рунете Скрам и Канбан-доска) – как раз разработка Atlassian. Весь список продуктов Atlassian тут.

• Scrum-Time. Еще один русскоязычный менеджер задач для управления проектами в духе Agile. Есть бесплатный период, а платные тарифы ну очень со смешной ценовой политикой – до 1$ в месяц. Здесь есть три типа проектов: доска задач в стиле Scrum, но не со всеми возможностями подхода; доска задач со всеми инструментами Scrum; Kanban. Также тут подробно рассказывают о том, что такое Scrum.

Выводы

Scrum – не только гибкий подход для разработки, но и интересный инструмент для личной эффективности, ведь никогда не лишним будет задать себе вопрос: а что я делал вчера?

Увы, в наших реалиях внедрение Scrum может напороться на подводные камни – практика показывает, что команды недоброжелательно воспринимают стендапы, не успевают по спринтам и т.д. Но когда втягиваются, результат могут показать отличный.

И главное, что сейчас есть онлайн-платформы для практически полноценной работы по Скрам-подходу – пробуйте, изучайте, разрабатывайте!