Не работает поиск в Outlook: решение проблемы

Если у вас наблюдаются проблемы с поиском по письмам и другим элементам в Outlook (поиск ничего не находит, выдает неполные результаты, не ищет по всем подключенным файлам личных папок *.pst и т.д), рекомендации из этой статьи должны помочь вам решить проблему поиска в Outlook (рекомендации применимы ко всем текущим версиям Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 и Outlook 365).

Проверка состояния поискового индекса Outlook

Поиск в Outlook работает на базе службы индексирования Windows. Чтобы выполнить поиск, служба Windows Search должна просканировать содержимое ящика и подключенных PST файлов, и построить индекс всех имеющихся элементов Outlook. Поэтому в первую очередь необходимо проверить состояние индекса Outlook.

Для этого, перейдите на вкладку Поиск и в разделе Средства поиска выберите элемент Состояния индексирования.

Если с поисковым индексом Outlook все в порядке, в появившемся окне должен отобразится статус:

Однако, если у вас имеются проблемы с поиском, скорее всего статус будет другой:

Перестроение поискового индекса Outlook может выполнятся при добавлении нового почтового ящика или файла личных папок (pst), переносе писем между папками и т.д. Если вы выполняли эти действия относительно недавно (до 3-4 часов назад), нужно дождаться окончания индексирования. Если же существенные изменения в конфигурацию не вносились давно, а индексирование до сих пор выполняется – налицо явная проблема с индексом Outlook.

Включить индексирование содержимого Outlook службой поиска Windows

Для решения проблемы нужно временно исключить Outlook из числа элементов, которые сканируются службой индексирования Windows. Для этого:

1. В Outlook откройте меню Файл ->Параметры;
2. Выберите раздел Поиск ->Параметры индексирования;
3. Нажмите кнопку Изменить;
4. Отключите индексирования для элемента Microsoft Outlook
5. Закройте почтовый клиент Outlook и с помощью Task Manager убедитесь, что в системе отсутствует процесс outlook.exe ;

В свойствах OST и PST файлов проверьте, что разрешена их индексация (это стоит сделать несмотря на то, что их индексирование уже разрешено в параметрах службы поиска Windows). Для этого

1. Откройте меню Файл ->Настройка учетных записей ->Настройка учетных записей;
2. Перейдите на вкладку Файлы данных;
3. По очереди выберите каждый файл и нажмите на кнопку Открыть расположение файла;
4. Щелкните ПКМ по нужному OST или PST файлу и выберите его свойства;
5. Нажмите на кнопку Другие;
6. Установите галку «Разрешить индексировать содержимое этого файла в дополнение к свойствам файла» -> Ок.

Откройте консоль PowerShell с правами администратора и перезапустите службу WSearch:

Restart-Service -Name wsearch –verbose

Теперь нужно в настройках параметров поиска разрешить индексирование Outlook, отключенное ранее. В параметрах индексирования поставьте галку у пункта Microsoft Outlook и сохраните изменения.

Дайте Outlook некоторое время на выполнение полного индексирования (в зависимости от количества, размера ящиков и подключенных PST файлов). Проверьте состояние индекса Outlook как показано выше и попробуйте выполнить поиск.

Сброс/пересоздание поискового индекса Microsoft Outlook

Если поиск так и не заработал, рекомендуется попробовать полностью сбросить индекс службы поиска Windows. Для этого:

1. В Outlook нажмите Файл -> Параметры -> Поиск;
2. Нажмите кнопку Параметры индексирования ->Дополнительно;
3. Нажмите на кнопку Перестроить (Rebuild);
4. Перестроение индекса может занять довольно продолжительное время и временно снизить производительность компьютера.

Проверьте PST файлы на наличие ошибок

В некоторых случаях служба индексирования не может проиндексировать файлы личных папок (PST) из-за наличия в них логических ошибок или повреждения структуры. Рекомендуется выполнить проверку PST файлов с помощью утилиты scanpst.exe.

Outlook и режим кэширования Exchange

В этом разделе рассмотрим особенности работы поиска в Outlook, если ваш почтовый ящик находится на сервере Exchange. Если в Outlook включен режим кэширования Exchange, то для поиска элементов используется локальный индекс на вашем компьютере. Если режим кэширования Exchange отключен, то для поиска в ящике используется индекс на стороне почтового сервера (обслуживается службой Microsoft Exchange Search Indexer).

Служба поиска MSExchangeSearch выполняет индексацию письма сразу, когда оно попало в почтовую базу на сервере. Если при использовании поискового индекса Exchange ваш Outlook не ищет элементы в ящике, скорее всего есть какие-то проблемы на стороне почтового сервера Exchange. Для диагностики проблем со службой поиска Exchange используется командлет Test-ExchangeSearch/code>.

Чаще всего проблема в том, что закончилось место на дисках (недостаточно места для увеличения размера поискового индекса), либо текущий индексный файл был поврежден и нужно его перестроить. Для сброса поискового индекса в Exchange можно использовать встроенный PowerShell скрипт %PROGRAMFILES%\Microsoft\Exchange Server\V14\Scripts\ResetSearchIndex.ps1

Чтобы сбросить поисковый индекс для конкретной базы, используйте команду:

Также проверьте, включено ли индексирование для проблемной базы почтовых ящиков:

Get-MailboxDatabase mailbox_db_name | Format-Table Name,IndexEnabled

Что еще проверить, если не работает поиск в Outlook?

Что можно еще проверить, если поиск в Outlook не выполняется или возвращает не полные результаты?

1. В меню Outlook выберите Средства поиска ->Расположения для поиска. Убедитесь, чтоб для поиска выбраны все ящики и PST файлы;
2. Убедитесь, что в ветке реестра “HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Windows\Windows Search” отсутствует параметр PreventIndexingOutlook = 1. Данный параметр отключает индексирование Outlook службой Windows Search. Он соответствует политике Prevent indexing Microsoft Office Outlook в разделе GPO Computer Configuration -> Administrative Templates -> Windows Components -> Search;

Почему недоступна служба поиска

Вы хотите найти определенное сообщение, но поиск в Outlook не работает. Все функции на вкладке «Поиск» затемнены, а при наведении на них указателя появляется всплывающая подсказка о том, что они недоступны. Возможно, служба Windows Search не запущена или работает в режиме оптимального запуска. Если это так, функции поиска Outlook будут недоступны.

Включение службы Windows Search для Outlook

Выполните указанные ниже действия, чтобы сделать службу Windows Search доступной для Outlook.

Если Outlook открыт, закройте его.

Нажмите клавишу с логотипом Windows и R, чтобы открыть диалоговое окно Выполнить.

В диалоговом окне Выполнить введите services.msc и нажмите кнопку ОК.

Прокрутите окно Службы вниз, выберите службу Windows Search, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите Свойства.

В свойствах Windows Searchна вкладке «Общие» проверьте, работает ли служба,и если это не так, нажмите кнопку «Начните». Убедитесь, что для типа запуска за установлен один из следующих типов:

Автоматически: служба начинает работать сразу после запуска Windows.

Автоматически (отложенный запуск): служба начинает работать через несколько минут после запуска последней автоматической службы.

Важно: Параметр Отключена предотвращает запуск службы.

Нажмите кнопку ОК.

Откройте Outlook. Функции на вкладке «Поиск» должны стать доступны.

Search Mail and People in Outlook.com

In Outlook.com, you can use the search bar at the top of the page to search for email messages, contacts, or files.

In the Search box in Mail, type what you want to search for (a contact, subject, part of a message, or name of a file) and press Enter.

When you’re done with the search, select the back arrow in the Search box or click any folder in the navigation pane on the left to exit the search.

If you know that a message has been sent, but you haven’t received it, read Fix Outlook.com email sync issues.

Start typing a name in the Search box. Choose from the suggested people in the list below the Search box, or press Enter to see more results.

When you select a contact in the search results, you’ll see a list of email messages related to that contact.

To send a message to your contact, select Send email below the contact’s name. To add the contact to Favorites, select next to the contact’s name.

If you often search for email from the same people, you can add those people to Favorites. To add the contact to Favorites, search for that contact, select their name in the search results, and then select next to the contact’s name.

To see all email messages from that person, select their name under Favorites in the left pane.

When searching your inbox, Outlook.com searches in All folders by default. Use the filter to the right of the search box to search in specific folders such as Deleted Items or Sent Items.

You can also use the Search contacts, directory, and groups box in People to find contacts.

In the Search contacts, directory, and groups box, type the name of the person, group, or resource you want to search for.

If the contact you want doesn’t appear in the suggestions list, press Enter to see the full search results.

Refine your search by selecting Filter at the top of the results list.

When you’re done with the search, select the back arrow in the search box or select any folder in the navigation pane on the left to exit the search.

Use Advanced Query Search to refine results

Use Advanced Query Search (AQS) to refine your search results. In the search box, type an AQS keyword from the table below, followed by a colon and what you want to search for. For example, to find messages with a subject that contains “report,” enter subject : report in the Search box in the Outlook.com beta.

Searches the From field.

Searches the To field.

Searches the Cc field.

Searches the Bcc field.

Searches the To, Cc, and Bcc fields.

Searches the subject.

Body or Content

Searches the message body.

Searches the date sent. You can search for a specific date or a range of dates separated by two dots (..). You can also search for relative dates: today, tomorrow, yesterday, this week, next month, last week, past month. You can search for the day of the week or month of the year.

Important: Date searches must be entered in month/day/year format: MM/DD/YYYY.

Searches for the date received. You can use the same search terms as for Sent.

Searches the Category field.

A search for HasAttachment:yes returns only emails with attachments.

To further specify the emails you want to search, use words or names from the mail in conjunction with the search keyword. For example, blue hasattachment:yes returns only emails containing the word «blue» that include attachments.

A search for HasAttachment:no returns only emails without attachments.

report HasAttachment : no

A search for IsFlagged:yes returns only emails that are flagged.

report IsFlagged : yes

A search for IsFlagged:no returns only emails that are not flagged.

report IsFlagged : no

When you use AQS, you can search on multiple search terms, including any, all, or an exact phrase.

Subject : product plan will find any message with “product” or “plan” in the subject.

Subject : (product plan) will find any message with both “product” and “plan” in the subject.

Subject : “product plan” will find any message with the phrase “product plan” in the subject.

You can also use AND or OR to search on multiple search terms. For example, you could search for messages from Jerri that include «report» in the subject by entering From:Jerri AND Subject:report in the search box.

Search tips and tricks

Use these tips and tricks to define more precise searches.

Keyword searches are not case sensitive. For example, cat and CAT return the same results.

When searching on a property : value expression, don’t put a space after the colon. If there is a space, your intended value will just be full-text searched. For example, to : JerriFrye searches for «JerriFrye» as a keyword, rather than for messages that were sent to JerriFrye. To search for messages sent to JerriFrye, enter to : JerriFrye .

A space between two keywords or two property : value expressions is the same as using AND. For example, from:»Jerri Frye» subject : reorganization returns all messages sent by Jerri Frye that contain the word reorganization in the subject line.

When searching a recipient property, such as To, From, Cc, or Recipients, you can use an SMTP address, alias, or display name to denote a recipient. For example, you can use JerriFrye@contoso.com , JerriFrye , or «JerriFrye» .

You can use only suffix wildcard searches—for example, cat* or set* . Prefix wildcard searches ( *cat ) or substring wildcard searches ( *cat* ) aren’t supported.

When searching a property, use double quotation marks (» «) if the search value consists of multiple words. For example, subject : budget Q1 returns messages that contain budget in the in the subject line and Q1 anywhere in the message or in any of the message properties. Using subject : «budget Q1» returns all messages that contain budget Q1 anywhere in the subject line.

To exclude content marked with a certain property value from your search results, place a minus sign (-) before the name of the property. For example, -from : «Jerri Frye» will exclude any messages sent by Jerri Frye.

Still need help?

Note: You will need to sign in first to get support. If you can’t sign in, go to Account support.