How to mark files in Windows 10 and use it to make file searching efficient

While Windows 10 has integrated a powerful search into the system, especially with Cortana, which allows you to search intelligently with filters such as music, images, PDF and so on. One of the most underestimated but effective ways to search files is to use TAGS. It is a feature available under Windows for a very long time, but little used.

In this post, I will talk about how you can use tags to quickly find files that are important to you and use it with the Cortana search box to make it even better.

What are tags in Windows

April 2021 Update:

We now recommend using this tool for your error. Additionally, this tool fixes common computer errors, protects you against file loss, malware, hardware failures and optimizes your PC for maximum performance. You can fix your PC problems quickly and prevent others from happening with this software:

• Step 1 : Download PC Repair & Optimizer Tool (Windows 10, 8, 7, XP, Vista – Microsoft Gold Certified).
• Step 2 : Click “Start Scan” to find Windows registry issues that could be causing PC problems.
• Step 3 : Click “Repair All” to fix all issues.

These are metadata that can be linked to files, and they are part of the properties. Windows 10 Search index properties, which allows you to search for these tags.

Why use labels? If different file types fall into different categories and projects and belong to different people, tags are useful. You can organize them in different folders, but when you insert tags, you will see them in a window.

TAG files under Windows 10

• Select a file, right-click and open Properties.
• Go to tab Details and search for properties Tags
• Select the empty space next to it and it will be converted to a text field.
• Here you can enter one or more tags. If you want to add several tags, insert a semicolon between each tag.

If you use Microsoft Office, you can add tags to Word files during saving. Open the Document Office > About tab and you will see the properties.

You can easily add tags here.

Add tags to multiple files

• Use the CTRL key to select multiple files in the same directory.
• Right-click > Properties > Details tab.
• Add your labels as described above, then click OK.
• All these tags are applied to these files.

How to search files using tags

This was the difficult part, but the search is much easier. Windows 10 indexing works almost instantly, and to search for files with added tags, simply type Cortana Search and go to Document Tag. Cortana offers a filtered search of documents as soon as you click on the search field.

Although the search result is quite fast, if you have sounds from the file with similar tags, you should use the Filter option. Here you can narrow your search results by type. It supports file types such as images, folders, emails, people, settings, videos, applications, and more.

What file formats are supported for tags

The sad thing about Windows tags is that they are limited to very few formats like images, Office documents and so on. So, if you right-click on a PDF or text file, no options to add tags are displayed. But you can use File Meta Association Manager to enable tags for unsupported files.

TIP: TagScanner allows you to quickly rename and tag music files.

Tagging For Windows — интеграция в Проводник системы присвоения тегов для файлов и папок

В Windows 10 имеется неплохой встроенный поиск с поддержкой сортировки по разным критериям, но будет на то желание, его можно сделать еще лучше, интегрировав в Проводник дополнительный механизм поиска по тегам с помощью программы Tagging For Windows. Программа отличается оригинальной реализацией, так что помимо расширения функционала поиска, у вас еще появится возможность кастомизации Проводника.

Для скачивания приложение доступно с сайта tagging.connectpaste.com, после установки вам нужно будет ввести бесплатный лицензионный ключ, получить который можно, перейдя по ссылке «Request key» и указав свой email , на который этот самый ключ и будет выслан.

Изменения в Проводнике станут заметны сразу после установки приложения.

В панели переходов у вас появится пункт «Tags» с подпунктами «Smatr View» и «Rusults», а в нижней основной области Проводника — дополнительная и пока что пустая панель, размер которой можно изменять перетаскиванием.

Также, открыв контекстное меню любого объекта, вы обнаружите в нём как минимум две новые опции «Tag With» и «Add to ‘Tag With’». В контекстном меню для папок помимо этих двух опций, еще будет доступен пункт «Search and Tag files».

Как работать с Tagging For Windows

Поскольку интерфейс приложения может показаться несколько запутанным, разберем основные аспекты работы с программой на конкретных примерах.

Допустим, у вас есть некая группа файлов и вы хотите пометить их объединяющим тегом. Выделите их мышкой и, вызвав контекстное меню, выберите в нём Tag With -> More Tags.

В открывшемся окошке выбора тегов, кликните ПКМ по элементу «Tags» и выберите в меню пункт «New Tag Group».

Этим вы создадите новую группы тегов, которую тут же можете переименовать.

Следующий шаг — создание в этой группе новых тегов. Для этого кликаем по ней ПКМ и выбираем в меню опцию «New Tag».

И также присваиваем ему нужное название.

В результате после нажатия «Apply» теги будут применены ко всем выделенным файлам, к иконкам которых будет добавлен маленький значок.

Соответствующие пункты также появятся на панели переходов Проводника, через которые вы можете получить доступ ко всем помеченным тегом файлам, где бы они не находились в пределах жесткого диска.

То есть перемещение файлов никак не отразится на содержимом группы, файл исчезнет, если только вы его удалите.

Аналогичным образом создаются другие группы и теги, если группа и тег уже существуют, пометить им файл можно из подменю Tag With. По умолчанию в это подменю добавляется только последний тег, чтобы сформировать постоянный список меток, вам нужно в панели переходов Проводника кликнуть ПКМ по соответствующей категории и выбрать опцию «Add to ‘Tag With’». Помечать тегами можно и папки, но без учета содержимого.

Если тег потребуется открепить, опять же заходим в соответствующую категорию в главном разделе «Tag», жмем правой кнопкой мыши по объекту и выбираем в контекстном меню опцию «Untag».

Надеемся, с тегами и быстрым доступом к помеченным ими файлам всё понятно, теперь что касается окна «Search and Tag».

По сути, это альтернативный поиск Windows с поддержкой предпросмотра графики, текстовых файлов и сохранения истории поисковых операций, в контекстном меню для него предусмотрена упомянутая в начале статьи опция «Search and Tag files».

Это основной интерфейс программы, однако мы решили не придавать ему слишком большого значения. Присвоение тегов из интерфейса программы и предпросмотр файлов это, конечно, чудесно, но всё же поиск Tagging For Windows не столь хорош, как этого бы хотелось и это тем более, что оные задачи доступны из Проводника.

How to Tag Files in Windows 10

Add tags to files to make finding them easier in Windows 10

If you have tons of files stored in Windows, you know how hard it can be to find the right file when you need it. Fortunately, you can tag supported files in Windows 10 with one or more relevant keywords to make it simple to find them using Windows File Search.

Not all files stored in Windows can be tagged. Tagging is only supported on images, documents, and videos. And, in some cases, even some supported file types may not allow tagging.

How to Add Tags to a File in Windows 10

Although it’s not intuitive to tag files in Windows 10, it’s also not difficult once you’ve walked through it a few times. There are two ways to find and use the file tagging capabilities in Windows 10: from the Properties Window and from a file’s Details Pane.

How to Tag Files in the Properties Window

By default, the Properties Window is hidden in Windows 10. To find the Properties Window and tag your files, use these steps:

Open File Explorer.

Navigate to the file you want to tag and right-click it.

In the menu that appears, select Properties.

In the Properties window, select the Details tab.

On the Details tab, double-click the Tags line to add one or more tags, separating each one with a semicolon.

Press Enter when you’ve finished adding tags to apply them to the file.

Click Apply to save your changes.

Click OK to close the Properties window.

You can select multiple files to tag them all at one time.

How to Tag Files in the Details Pane

By default, the Details Pane is also hidden in Windows 10. To access it take just a few clicks:

Open File Explorer.

Navigate to and select the file you want to tag.

On the Ribbon, select the View tab.

From the View Ribbon, select the Details Pane.

In the Details Pane, click Add a tag and type the tags you want to assign to the file. Remember to separate tags with a semicolon.

When you’re done, press Enter or click Save to assign the tags.

You can select multiple files to assign the same tags to all of them, all at one time.

Once you have tagged your files, moving them to another computer or an external hard drive that uses a different file system than the one on which the files were tagged could cause the assigned tags to be erased.

Search for Tagged Files in Windows 10

Once you’ve added tags to your files, searching them becomes easier (and faster) because you can use a specific search string to find the tags you’ve created. To search for tagged files, in the File Explorer, use the search bar to the right of the window and use this search string:

tag: your keyword

Replace your keyword with the name of the tag you’re trying to find. The search results should return only files that contain the specified tags.