Добавление или удаление цифровой подписи в файлах Office

В этой статье содержатся сведения о том, что такое цифровая подпись (или цифровое удостоверение), для чего она предназначена и как можно использовать цифровые подписи в таких приложениях Microsoft Office, как Word, Excel и PowerPoint.

В этой статье

Что такое цифровая подпись?

Цифровая подпись — это электронная зашифрованная печать, удостоверяющая подлинность цифровых данных, таких как сообщения электронной почты, макросы или электронные документы. Подпись подтверждает, что сведения предоставлены подписавшим их создателем и не были изменены.

Сертификат подписи и центр сертификации

Сертификат подписи. Для создания цифровой подписи необходим сертификат подписи, удостоверяющий личность. При отправке макроса или документа, подписанного цифровой подписью, также отправляется сертификат и открытый ключ. Сертификаты выпускаются центром сертификации и, аналогично водительскому удостоверению, могут быть отозваны. Как правило, сертификат действителен в течение года, по истечении которого подписывающий должен обновить имеющийся сертификат или получить новый для удостоверения своей личности.

Примечание: Дополнительные сведения об открытых и закрытых ключах см. в этой статье.

Центр сертификации. Центр сертификации похож на нотариальную контору. Он выпускает цифровые сертификаты, подтверждает их достоверность с помощью подписей, а также отслеживает сертификаты, которые истекли или были отозваны.

Совет: дополнительные сведения о получении цифрового сертификата см. в статье Получение цифрового сертификата и создание цифровой подписи.

Что гарантирует цифровая подпись?

Подлинность. Цифровая подпись подтверждает личность подписавшего.

Целостность. Цифровая подпись подтверждает, что содержимое документа не было изменено или подделано после заверения.

Неотрекаемость. Цифровая подпись подтверждает происхождение заверенного содержимого. Подписавший не может отрицать свою связь с подписанным содержимым.

Нотариальное заверение. Подписи в файлах Word, Excel или PowerPoint с временем, проставленным защищенным сервером меток времени, при определенных обстоятельствах равносильны нотариальному заверению.

Чтобы подтвердить все эти параметры, создатель документа должен заверить его содержимое цифровой подписью, которая удовлетворяет указанным ниже требованиям.

Цифровая подпись должна быть действительной.

Сертификат, связанный с цифровой подписью, должен быть действующим (не просроченным).

Лицо или организация, поставившая цифровую подпись (издатель), является доверенной.

Важно: Независимо от времени получения сертификата подписи и состояния его отзыва считается, что подписанные документы с действующей отметкой времени содержат действительные подписи.

Сертификат, связанный с цифровой подписью, выдается издателю компетентным центром сертификации.

Строки подписи в документах Word и Excel

Строка подписи напоминает стандартный пример, который может появиться в печатном документе. Однако она работает по-другому. При вставке строки подписи в файл Office автор может указать сведения о нем и инструкции для него. Когда получатель получит электронную копию файла, он увидит строку подписи и уведомление о том, что его подпись запрашивается. Подписав:

выбрать изображение подписи от руки;

ввести подпись с помощью функции рукописного ввода на ПК с сенсорным экраном.

Одновременно с видимой подписью в документ добавляется и цифровая подпись для подтверждения личности подписавшего.

Важно: документ, подписанный цифровой подписью, становится доступен только для чтения.

Создание строки подписи в документе Word или Excel

Поместите указатель мыши в то место в документе или на листе, где необходимо создать строку подписи.

На вкладке Вставка в группе Текст раскройте список Строка подписи и выберите пункт Строка подписи Microsoft Office.

В диалоговом окне Настройка подписи введите сведения, которые будут отображены под строкой подписи.

Предложенный подписывающий. Полное имя подписывающего лица.

Должность предложенного подписывающего. Должность подписывающего лица (если таковая имеется).

Адрес электронной почты предложенного подписывающего. Адрес электронной почты подписывающего лица (при необходимости).

Инструкции для подписывающего. Добавьте инструкции, например «Прежде чем подписывать документ, проверьте правильность содержимого».

Установите один или оба указанных ниже флажка.

Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи. Разрешение подписывающему указать цель добавления подписи.

Показывать дату подписи в строке подписи. Рядом с подписью будет отображаться ее дата.

Совет: Для добавления дополнительных строк подписи повторите эти действия.

Примечание: Если документ все еще не подписан, появится панель сообщений Подписи. Чтобы завершить процесс подписывания, нажмите кнопку Просмотр подписей.

Подписание строки подписи в документе Word или Excel

При подписании строки подписи добавляется как видимая подпись, так и цифровая.

Щелкните строку подписи в файле правой кнопкой мыши.

Примечание: Если файл откроется в режиме защищенного просмотра, нажмите кнопку Все равно редактировать (если файл получен из надежного источника).

Выберите в меню команду Подписать.

Введите свое имя в поле рядом со значком X, чтобы добавить печатную версию подписи.

Нажмите кнопку Выбрать рисунок, чтобы выбрать изображение своей рукописной подписи. В диалоговом окне Выбор графической подписи найдите файл, содержащий изображение подписи, выберите его и нажмите кнопку Выбрать.

Если используется версия приложения на китайском (традиционное или упрощенное письмо), корейском или японском языке, появится пункт Штамп в строке подписи.

Кроме того, вы можете подписать строку подписи, дважды щелкнув ее. Введите свое имя рядом с X. Или в области подписив разделе «Запрашиваемая подпись» щелкните стрелку рядом с подписью. Выберите в меню команду Подписать.

Введите свое имя в поле рядом со значком X, используя графические возможности, чтобы добавить рукописную версию подписи (только для пользователей планшетных компьютеров).

Нажмите кнопку Подписать.

В нижней части документа или листа появится кнопка Подписи.

На приведенном ниже рисунке показана кнопка Подписи.

Удаление цифровых подписей из документа Word или Excel

Откройте документ или лист с видимой подписью, которую необходимо удалить.

Щелкните строку подписи правой кнопкой мыши.

Нажмите кнопку Удалить подпись.

Нажмите кнопку Да.

Примечание: Чтобы удалить подпись, также можно щелкнуть стрелку рядом с подписью в области подписи. Нажмите кнопку Удалить подпись.

Невидимые цифровые подписи в документе Word, Excel или PowerPoint

Невидимая цифровая подпись (например, видимая строка цифровой подписи) удостоверяет подлинность, целостность и происхождение документа. Такие подписи можно добавлять в документы Word, книги Excel и презентации PowerPoint.

В нижней части подписанных документов будет находиться кнопка Подписи. Кроме того, для подписанных документов сведения о подписи отображаются в разделе Сведения, который отображается после открытия вкладки Файл.

Добавление невидимых цифровых подписей в документ Word, Excel или PowerPoint

Чтобы удостоверить подлинность содержимого документа, можно добавить в него невидимую цифровую подпись. В нижней части подписанных документов будет находиться кнопка Подписи.

Откройте вкладку Файл.

Выберите пункт Сведения.

Нажмите кнопку Защита документа, Защита книги или Защита презентации.

Нажмите кнопку Добавить цифровую подпись.

Прочитайте сообщение Word, Excel или PowerPoint и нажмите кнопку ОК.

В диалоговом окне Подпись в поле Цель подписания документа укажите цель подписания документа.

Щелкните элемент Подпись.

После того как в файл будет добавлена цифровая подпись, появится кнопка Подписи, а сам файл станет доступен только для чтения.

Удаление невидимых цифровых подписей из документа Word, Excel или PowerPoint

Откройте документ, книгу или презентацию с невидимой подписью, которую необходимо удалить.

Откройте вкладку Файл.

Щелкните элемент Сведения.

Щелкните элемент Просмотр подписей.

Произойдет возврат к представлению документа, книги или презентации, и появится панель Подписи.

Включение и отключение цифровых подписей

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

При разработке шаблона формы, вы можете указать ли пользователи могут использовать цифровые подписи при заполнении формы на основе шаблона формы. Цифровая подпись можно использовать в большинстве случаев тем же причинам, что может подписать документ бумаги. Цифровая подпись используется для проверка подлинности цифровой информации, например шаблонов форм, форм, сообщений электронной почты и документы — с помощью компьютера криптографии. Подписанные формы вся форма или часть формы, который был подписан не могут быть изменены оставляя подпись.

Примечание: Если шаблон формы разработан на основе XML-схемы, можно включить цифровых подписей для шаблона формы только при наличии схемы XML узел, который находится в цифровой подписи XML World Wide Web Consortium (W3C) пространство имен.

В этой статье

Совместимость

При создании шаблонов форм, можно использовать цифровые подписи, чтобы пользователи могли добавлять их для всей формы или к определенной части формы. В Microsoft Office InfoPath 2007 вы также можете разработка шаблона формы с поддержкой браузера. Шаблон формы с поддержкой браузера — шаблонов форм, разработанные в InfoPath с помощью специального режима совместимости. Шаблон формы с поддержкой браузера могут быть поддержкой веб-браузера при публикации на сервере под управлением службы InfoPath Forms Services. В шаблонах форм с поддержкой веб-браузера можно включить только цифровых подписей, добавляемых к определенной части форм, заполняемых пользователей. При включении цифровых подписей для части формы подписи применимы только к данным в этих определенной части формы.

Использование цифровых подписей, чтобы пользователи могли входить в систему всей формы

В меню Сервис выберите пункт Параметры формы.

В разделе категории нажмите кнопку Цифровые подписи и нажмите кнопку использовать цифровые подписи для всей формы.

Примечание: При разработке шаблона формы с поддержкой браузера, параметр использовать цифровые подписи для всей формы недоступен, так как шаблоны форм с поддержкой браузера только поддержка цифровых подписей определенные части шаблона формы. Если изменить параметры совместимости для шаблона формы после включения цифровых подписей, следует запускать макета, чтобы проверить правильность настройки параметров цифровую подпись. Найти дополнительные сведения о макета в разделе См.

Если шаблон формы был создан на основе базы данных, веб-службы или XML-схемы, содержащей имен цифровых подписей, нажмите кнопку Выбрать XPath указать группу в источнике данных, где должны храниться подпись. Группа должна быть частью имен цифровую подпись.

Примечание: При разработке шаблонов форм, не основанное на базы данных, веб-службы или XML-схемы, содержащей цифровой имен, этот параметр недоступен. В этом случае перейдите к действию 5.

В диалоговом окне Выбор поля или группы нажмите кнопку поля или группы, для которого вы хотите использовать цифровые подписи и нажмите кнопку ОК.

Если нужно пользователям подписать форму перед отправкой, установите флажок запрашивать пользователя для входа в форме, если она была отправлена без подписи.

Примечание: Если вы еще не включена отправка формы для шаблона формы, вы должны сделать после установите этот флажок.

Использование цифровых подписей, чтобы пользователи могли входить в систему часть формы

В меню Сервис выберите пункт Параметры формы.

В разделе категории нажмите кнопку Цифровые подписи и нажмите кнопку использовать цифровые подписи для конкретных данных в форму.

Нажмите кнопку Добавить.

В диалоговом окне Набор подписываемых данных введите имя для части шаблона формы, для которого вы хотите использовать цифровые подписи.

Совет: Имя, которое вы используете не может содержать пробелы.

Нажмите кнопку Выбрать XPath рядом с полем полей и групп, который необходимо подписать.

В диалоговом окне Выбор поля или группы нажмите кнопку поля или группы, для которого вы хотите использовать цифровые подписи и нажмите кнопку ОК.

В разделе Параметры подписи в диалоговом окне Набор подписываемых данных выполните одно из указанных ниже действий.

Чтобы разрешить только одну подпись для этой части шаблона формы, нажмите кнопку Разрешить только одну подпись.

Щелкните, чтобы разрешить несколько подписей, которые независимо друг от друга, а, добавлены или удалены, не затрагивая другие подписи все подписи являются независимые (совместное знак).

Чтобы разрешить несколько подписей, подписывающие предшествующие подписи, щелкните каждый подпись подписывает предшествующие подписи (счетчиков знак).

В диалоговом окне Подтверждение подписи введите текст, который вы хотите отобразить пользователя при их входе это часть формы, дважды нажмите кнопку ОК.

В шаблоне формы свяжите частью шаблона формы, для которого включены цифровые подписи с разделом.

Поместите курсор в место вставки раздела.

Если в области задач Источник данных не отображается, в меню Вид выберите Источник данных.

В области задач Источник данных выполните одно из указанных ниже действий.

Чтобы добавить элемент управления, привязанный к полю, щелкните правой кнопкой мыши поле и выберите элемент управления, который вы хотите привязать к этому полю.

Чтобы добавить раздел, связанный с группой, щелкните группу правой кнопкой мыши и выберите команду раздел с элементами управления.

Примечание: Если поля или группы, указанное повторяет, необходимо выбрать неповторяющиеся группу, которая содержит этого поля или группы.

Дважды щелкните надпись раздел под разделом, содержащую разделов или элементов управления, которые вы вставили в шаблоне формы.

Перейдите на вкладку Цифровых подписей.

Установите флажок Разрешить пользователям цифровой подписи в этом разделе.

В диалоговом окне Подписать следующие данные в форме, когда приложение в этом разделе щелкните имя раздела, который вы создали для цифровой подписи в действии 4.

Отображение подписей в разделе так, как они будут добавлены, установите флажок Отображать подписи в разделе.

Чтобы сделать элементы управления в разделе только для чтения после подписи, установите флажок подписи, сделать элементы управления только для чтения.

Отключение цифровых подписей

В меню Сервис выберите пункт Параметры формы.

В разделе категории нажмите кнопку Цифровые подписи, а затем выполните одно из указанных ниже действий:

Чтобы отключить цифровые подписи для шаблона формы целиком, щелкните не использовать цифровые подписи.

Чтобы отключить цифровые подписи для определенной части шаблона формы, нажмите кнопку использовать цифровые подписи для конкретных данных в форме, щелкните часть шаблона формы в списке данных в форму, которая может быть подписан, который вы хотите отключить цифровой подписи для, а затем нажмите кнопку Удалить.